OXARI centralizuje obsługę incydentów, zgłoszeń serwisowych i wniosków pracowników w jednym środowisku. Pozwala uporządkować cały proces – od rejestracji sprawy, przez klasyfikację, przypisanie odpowiedzialności i realizację zadań, aż po akceptację i zamknięcie.
Service Desk, Workflow, formularze, SLA i baza wiedzy pozwalają zbudować jednolity sposób obsługi spraw niezależnie od tego, czy dotyczą IT, dostępu, sprzętu, usług wewnętrznych czy innych procesów organizacyjnych.
Urząd Miasta Bielsko-Biała
Sektor publiczny, 600 pracowników
OXARI zastąpiło kosztowne zagraniczne narzędzie, centralizujące zgłoszenia
i automatyzujące procesy.
247
administratorów
1982
zasobów
Urząd Miasta Bielsko-Biała
Sektor publiczny, 600 pracowników
- Zgłoszenia w jednym miejscu
- Automatyczne procesy
- Widoczność kosztów
Branże
Wyzwania
Urząd Miasta Bielsko-Biała
Sektor publiczny, 600 pracowników
OXARI zastąpiło kosztowne zagraniczne narzędzie, centralizujące zgłoszenia
i automatyzujące procesy.
247
administratorów
1982
zasobów
Urząd Miasta Bielsko-Biała
Sektor publiczny, 600 pracowników
- Zgłoszenia w jednym miejscu
- Automatyczne procesy
- Widoczność kosztów
Urząd Miasta Bielsko-Biała
Sektor publiczny, 600 pracowników
- Zgłoszenia w jednym miejscu
- Automatyczne procesy
- Widoczność kosztów
Urząd Miasta Bielsko-Biała
Sektor publiczny, 600 pracowników
OXARI zastąpiło kosztowne zagraniczne narzędzie, centralizujące zgłoszenia
i automatyzujące procesy.
247
administratorów
1982
zasobów
Obsługa zgłoszeń i wniosków
Sprawna obsługa zgłoszeń i wniosków w jednym systemie
Zobacz możliwości obsługi zgłoszeń i wniosków 
Dołącz do ponad 2000 organizacji, które nam zaufały
15000+
obsługiwanych zgłoszeń dziennie
dodatkowe informacje
5-10 tys
średnia liczba obsługiwanych zasobów
dodatkowe informacje
10-20
ilość operatorów dla organizacji
dodatkowe informacje
Najważniejsze wyzwania
OXARI umożliwia rejestrowanie i obsługę zgłoszeń w jednym centralnym systemie. Sprawy mogą być przekazywane przez portal użytkownika, formularze lub inne dostępne kanały, a następnie automatycznie klasyfikowane i kierowane do odpowiednich osób lub zespołów.
Użytkownik może śledzić status swojej sprawy, a zespół obsługujący ma dostęp do pełnej historii komunikacji i wykonanych działań.
Co zyskujesz?
- jedno miejsce obsługi zgłoszeń
- widoczny status każdej sprawy
- pełna historia komunikacji i działań
- ograniczenie obsługi spraw poza systemem
OXARI pozwala definiować typy zgłoszeń, kategorie, priorytety oraz reguły ich obsługi.
Na podstawie danych przekazanych przez użytkownika system może automatycznie przypisać odpowiednią kolejkę, zespół lub osobę odpowiedzialną, uruchomić określony proces oraz wyznaczyć wymagany czas realizacji.
Co zyskujesz?
- spójna klasyfikacja zgłoszeń
- automatyczne przypisywanie odpowiedzialności
- mniej ręcznego przekazywania spraw
- krótszy czas rozpoczęcia realizacji
- ograniczenie ryzyka pominięcia zgłoszenia
OXARI pozwala przygotować formularze dopasowane do konkretnych procesów i rodzajów spraw.
Użytkownik otrzymuje formularz zawierający dokładnie te informacje, które są potrzebne do realizacji danego wniosku. Może to być np. wniosek o dostęp, sprzęt, usługę, zmianę konfiguracji czy wykonanie określonego zadania.
Dane z formularza mogą automatycznie uruchamiać dalszy workflow.
Co zyskujesz?
- kompletne informacje już na początku procesu
- mniej dodatkowych pytań do użytkownika
- jednolity sposób składania wniosków
- automatyczne uruchamianie kolejnych zadań
- możliwość budowania katalogu usług i formularzy
Nie każdy wniosek może zostać zrealizowany bez dodatkowej akceptacji. OXARI Workflow pozwala budować procesy obejmujące kolejne zadania, decyzje, akceptacje i warunki.
W zależności od rodzaju sprawy, jednostki organizacyjnej lub wartości wskazanej w formularzu system może skierować wniosek do odpowiedniego przełożonego, właściciela usługi lub administratora.
Co zyskujesz?
- zdefiniowane ścieżki akceptacji
- automatyczne przekazywanie zadań
- kontrola kolejnych etapów realizacji
- historia decyzji i akceptacji
- mniejsze ryzyko pominięcia wymaganych działań
OXARI pozwala definiować zasady SLA dla poszczególnych rodzajów zgłoszeń, usług, klientów lub priorytetów.
System umożliwia kontrolowanie czasu reakcji i realizacji oraz identyfikowanie spraw wymagających interwencji lub eskalacji. Pozwala to lepiej organizować pracę zespołu i analizować jakość świadczonych usług.
Co zyskujesz?
- kontrola czasu reakcji i rozwiązania
- możliwość definiowania różnych poziomów SLA
- identyfikacja spraw zagrożonych przekroczeniem terminu
- dane do analizy jakości obsługi
- większa przewidywalność realizacji zgłoszeń
Portal samoobsługowy OXARI może udostępniać pracownikom formularze, katalog dostępnych usług oraz artykuły bazy wiedzy.
Użytkownik może znaleźć instrukcję lub rozwiązanie problemu przed utworzeniem zgłoszenia, a po jego rejestracji sprawdzić aktualny status i historię komunikacji.
Co zyskujesz?
- mniej prostych i powtarzalnych zgłoszeń
- dostęp do wiedzy dla użytkowników
- jeden punkt kontaktu z działem obsługi
- możliwość śledzenia statusu spraw
- ograniczenie liczby pytań o postęp realizacji
Przed i po wdrożeniu OXARI
Przed wdrożeniem OXARI
Rozproszona obsługa zgłoszeń i wniosków
- sprawy przekazywane przez e-mail, telefon i komunikatory
- brak jednego miejsca do kontroli wszystkich zgłoszeń
- ręczne przekazywanie spraw pomiędzy pracownikami
- niejasna odpowiedzialność za realizację
- brak spójnych formularzy i wymaganych danych
- trudność w kontrolowaniu terminów
- ograniczona historia działań i decyzji
- częste pytania użytkowników o status realizacji
Po wdrożeniu OXARI
Jeden standard obsługi zgłoszeń i wniosków
- centralna rejestracja wszystkich spraw
- uporządkowana klasyfikacja i priorytety
- automatyczne przypisywanie odpowiedzialności
- formularze dopasowane do rodzaju wniosku
- workflow obejmujący zadania i akceptacje
- kontrola SLA i terminów
- pełna historia komunikacji, decyzji i działań
- portal samoobsługowy z widocznym statusem sprawy
Case study
Sprawdź dlaczego organizacje wybrały OXARI
Powiązanie projektów, infrastruktury, usług i odpowiedzialności w jednym systemie pozwoliło "Energopomiar" uporządkować wiedzę o środowisku IT i skuteczniej analizować wpływ zmian oraz awarii. Dzięki OXARI CMDB organizacja zyskała spójny model zależności biznesowo-technicznych wspierający zarówno codzienną pracę IT, jak i podejmowanie decyzji.
250
specjalistów
Paweł Hubryj
IT Manager - "Energopomiar sp. z o.o"
więcej
„Przed wdrożeniem OXARI obsługa zgłoszeń odbywała się głównie przez e-mail i inne rozproszone kanały, co powodowało trudność w śledzeniu statusu spraw, powielanie zgłoszeń oraz brak centralnej historii obsługi klienta. Wiedza była rozproszona – brakowało jednego miejsca, gdzie można byłoby gromadzić powtarzalne rozwiązania i scenariusze.
Trudno oszacować dokładnie, ale oszczędność czasu na obsłudze zgłoszeń wynosi realnie 20–30% w porównaniu do obsługi przez e-mail.”
Trudno oszacować dokładnie, ale oszczędność czasu na obsłudze zgłoszeń wynosi realnie 20–30% w porównaniu do obsługi przez e-mail.”
30%
skrócenie czasu obsługi
70
krajów zasięgu
Paweł Płatek
PDS – Professional Development Services
więcej
„Wdrożenie systemu OXARI ITSM pomogło nam w monitorowaniu oraz zarządzaniu naszą infrastrukturą IT. Największą korzyścią, jaką zauważyliśmy, była pełna automatyzacja procesów związanych z zarządzaniem zasobami IT i oprogramowaniem. Dzięki integracji różnych modułów, takich jak Asset Management i CMDB, możemy teraz znacznie szybciej diagnozować problemy oraz minimalizować ryzyko związane z nieaktualnymi licencjami czy posiadanymi zasobami.”
1000
zasobów
500
endpointów
Andrzej Jarosz
Dyrektor Departamentu Informatyki, Koleje Małopolskie
więcej
Kuchnia Vikinga uporządkowała zarządzanie sprzętem IT, wdrożyła centralny system obsługi zgłoszeń oraz zautomatyzowała kluczowe procesy organizacyjne. Dzięki OXARI firma zyskała pełną kontrolę nad zasobami, usprawniła pracę działu IT i stworzyła fundament do dalszej automatyzacji procesów biznesowych. Sprawdź, jakie efekty przyniosło wdrożenie i które funkcjonalności okazały się najbardziej wartościowe.
2000
pracowników
5
operatorów
5000
zasobów
Emil Gorbacewicz
Head of IT Operations - Kuchnia Vikinga
więcej
,,W instytucjach publicznych helpdesk przez lata opiera się na mailach, telefonach i lokalnych notatkach, co przy rosnącej liczbie użytkowników szybko prowadzi do chaosu: gubienia zgłoszeń, braku priorytetów i problemów z raportowaniem. To skłania zespoły IT do wdrożenia jednego narzędzia, które porządkuje obsługę incydentów, automatyzuje workflow oraz wspiera formalne ścieżki akceptacji (np. nadawanie uprawnień, zakupy, onboarding/offboarding) z pełnym audytem działań. Efektem jest wdrożenie systemu OXARI, który daje transparentność procesów i realnie usprawnia codzienną pracę działu helpdesk''
Kierownik Działu IT
Instytucja publiczna
więcej
Chcesz uporządkować obsługę zgłoszeń i wniosków?
Pokażemy, jak OXARI może odwzorować procesy działające w Twojej organizacji – od prostego zgłoszenia po wieloetapowy wniosek wymagający akceptacji i realizacji przez kilka zespołów.
