OXARI zastąpiło kosztowne zagraniczne narzędzie, centralizujące zgłoszenia
i automatyzujące procesy.
- Zgłoszenia w jednym miejscu
- Automatyczne procesy
- Widoczność kosztów
OXARI zastąpiło kosztowne zagraniczne narzędzie, centralizujące zgłoszenia
i automatyzujące procesy.
- Zgłoszenia w jednym miejscu
- Automatyczne procesy
- Widoczność kosztów
- Zgłoszenia w jednym miejscu
- Automatyczne procesy
- Widoczność kosztów
OXARI zastąpiło kosztowne zagraniczne narzędzie, centralizujące zgłoszenia
i automatyzujące procesy.
SPRAWNE IT W KAŻDYM SEMESTRZE
ITSM dla edukacji
Dołącz do ponad 2000 organizacji, które nam zaufały
Wsparcie uczelni i szkół w liczbach
Najważniejsze wyzwania w sektorze edukacji
Obsługa awarii IT na uczelniach i w szkołach
Niedostępna platforma e-learningowa w dniu egzaminu lub problem z logowaniem do komputerów przed lekcją wymaga ustalenia wpływu na zajęcia. OXARI porządkuje zgłoszenie awarii, wskazanie dotkniętej pracowni lub usługi i przydział zadań. Zespół IT zapisuje ustalenia z prowadzącym oraz dostawcą aplikacji. Po przywróceniu działania potwierdza wynik interwencji i zachowuje informacje potrzebne przy kolejnych zakłóceniach.
Moduły i funkcjonalności: Service Desk, Workflow, CMDB, powiadomienia
- Czytelna odpowiedzialność za obsługę awarii.
- Widoczny wpływ problemu na zajęcia i egzaminy.
- Ustalenia z prowadzącym zapisane przy sprawie.
- Historia interwencji przy powtarzających się problemach.
-
1
Zgłoszenie zakłócenia:Zgłaszający wskazuje salę, pracownię lub platformę oraz termin zajęć i czynności, których nie można wykonać.
-
2
Ocena wpływu:Operator ustala, których użytkowników i usług dotyczy problem, oraz wskazuje zespół odpowiedzialny za interwencję.
-
3
Koordynacja prac:IT zapisuje wykonane działania, ustalenia z prowadzącym i dostawcą oraz przekazuje informacje o postępie.
-
4
Potwierdzenie działania:Zespół potwierdza przywrócenie usługi z użytkownikiem i dokumentuje rozwiązanie oraz wnioski z awarii.
Kontrola SLA i priorytetów zgłoszeń w edukacji.
Awaria stanowisk w pracowni przed egzaminem wymaga innej reakcji niż instalacja dodatkowego programu na komputerze administracji. OXARI pozwala ustalać priorytety i terminy obsługi według wpływu na pracę placówki oraz pilności sprawy. Powiadomienia i eskalacje pomagają reagować na ryzyko opóźnień. Raporty SLA pokazują, jak wsparcie realizuje uzgodnione standardy w wydziałach, szkołach i innych obsługiwanych jednostkach.
Moduły i funkcjonalności: Service Desk, SLA, Workflow, powiadomienia i eskalacje
- Priorytety wynikające z wpływu na dydaktykę.
- Jasne terminy reakcji zespołu wsparcia.
- Widoczność spraw wymagających pilnej eskalacji.
- Dane o dotrzymaniu standardów obsługi IT.
-
1
Ocena znaczenia:Operator ustala wpływ problemu na zajęcia, egzaminy, stanowiska i pracę jednostki oraz pilność interwencji.
-
2
Przypisanie terminów:Zgłoszenie otrzymuje priorytet i czasy reakcji oraz realizacji wynikające z uzgodnionych reguł SLA.
-
3
Analiza obsługiPowiadomienia i eskalacje wskazują sprawy wymagające reakcji przed przekroczeniem terminu.
-
4
Ocena wynikówKierownik IT sprawdza przekroczenia i ocenia, czy zasady wsparcia odpowiadają potrzebom zajęć oraz administracji.
Service Desk dla uczelni, szkół i ich jednostek.
Student zgłasza problem z kontem, nauczyciel z komputerem w sali, a pracownik dziekanatu ze skanerem. Formularz OXARI zbiera lokalizację, jednostkę i opis problemu, a reguły kierują sprawę do właściwej kolejki. Wydziały i placówki objęte wspólną obsługą korzystają z tych samych kategorii oraz etapów realizacji. Każde zgłoszenie ma opiekuna, status i historię komunikacji.
Moduły i funkcjonalności: Service Desk, Workflow, formularze, kolejki zgłoszeń
- Wspólne zasady zgłaszania problemów przez jednostki.
- Mniej ręcznego przekierowywania spraw między zespołami.
- Jasny opiekun zgłoszenia z każdej lokalizacji.
- Status sprawy dostępny dla zgłaszającego.
-
1
Opisanie problemu:Student, nauczyciel lub pracownik wskazuje jednostkę, salę albo lokalizację oraz system lub urządzenie.
-
2
Przekazanie do kolejki:Reguły kierują zgłoszenie do zespołu odpowiedzialnego za daną usługę lub placówkę.
-
3
Prowadzenie obsługi:Opiekun realizuje zadania, zapisuje ustalenia i aktualizuje status dostępny zgłaszającemu.
-
4
Zamknięcie sprawy:Zespół dokumentuje wynik prac zgodnie ze wspólnym standardem obsługi wydziałów i placówek.
Obsługa wniosków o dostęp do systemów edukacyjnych
Nowy prowadzący potrzebuje dostępu do platformy e-learningowej, a pracownik dziekanatu do systemu obsługi studiów. OXARI zbiera rolę, jednostkę, zakres uprawnień i potrzebny okres dostępu we wniosku. Sprawa przechodzi przez ustalone akceptacje, a administrator realizuje decyzję w docelowej aplikacji. Historia przechowuje potwierdzenia nadania, zmiany lub odebrania uprawnień, również przy zmianie obowiązków i zakończeniu współpracy.
Moduły i funkcjonalności: Service Desk, Workflow, formularze i akceptacje, historia zgłoszeń
- Zakres uprawnień ustalony przed realizacją wniosku.
- Udokumentowane decyzje osób zatwierdzających dostęp.
- Czytelna obsługa dostępów na określony okres.
- Potwierdzenie zmiany uprawnień przy sprawie.
-
1
Złożenie wniosku:Uprawniona osoba wskazuje użytkownika, system, rolę, zakres uprawnień i potrzebny okres dostępu.
-
2
Akceptacja zakresu:Osoby upoważnione podejmują decyzję zgodnie ze ścieżką zatwierdzania przyjętą w instytucji.
-
3
Realizacja decyzji:Administrator nadaje, zmienia lub odbiera uprawnienia w docelowym systemie.
-
4
Potwierdzenie wykonania:Decyzje zatwierdzających i informacja o wykonanej zmianie pozostają w historii wniosku.
Inwentaryzacja sprzętu IT i licencji na uczelni i w szkole.
Komputery w pracowni informatycznej, laptopy wydane prowadzącym i licencje programów do zajęć wymagają aktualnych przypisań. OXARI porządkuje ewidencję według sal, wydziałów, szkół i użytkowników oraz zachowuje historię wydań, zwrotów i napraw. Desktop Agent uzupełnia dane o konfiguracji obsługiwanych komputerów i zainstalowanym oprogramowaniu. IT może sprawdzić te informacje przed inwentaryzacją, przygotowaniem pracowni lub planowaną wymianą sprzętu.
Moduły i funkcjonalności: Asset Management, Desktop Agent, zarządzanie licencjami, Service Desk
- Czytelne przypisania sprzętu do sal i użytkowników.
- Historia wydań, zwrotów i napraw urządzeń.
- Dane o konfiguracji komputerów w pracowniach.
- Łatwiejsze planowanie licencji i wymiany stanowisk.
-
1
Zebranie danych:Zespół rejestruje urządzenia i licencje oraz wykorzystuje dane Desktop Agent z obsługiwanych komputerów.
-
2
Przypisanie zasobów:Sprzęt zostaje powiązany z salą, pracownią, jednostką i użytkownikiem lub osobą odpowiedzialną.
-
3
Aktualizacja historii:Wydania, zwroty, przeniesienia i naprawy zostają odnotowane przy urządzeniu.
-
4
Przegląd potrzeb:IT analizuje konfiguracje, przypisania i historię obsługi przed inwentaryzacją, odnowieniem licencji lub wymianą.
CMDB dla systemów uczelni i infrastruktury szkolnej.
Prace przy serwerze lub bazie danych mogą wpływać na platformę e-learningową, portal studenta i aplikacje administracji. OXARI CMDB pozwala opisać systemy, ich infrastrukturę oraz osoby odpowiedzialne za utrzymanie. Zapisane relacje pomagają ustalić, których usług i jednostek dotyczy awaria albo planowana zmiana. IT wykorzystuje ten kontekst do uzgodnień z dostawcami i osobami organizującymi zajęcia.
Moduły i funkcjonalności: CMDB, relacje między elementami konfiguracji, Service Desk
- Wiedza o zależnościach platform i infrastruktury.
- Łatwiejsze ustalenie usług dotkniętych awarią.
- Czytelna odpowiedzialność za utrzymanie systemów.
- Lepsze przygotowanie uzgodnień przed pracami IT.
-
1
Opisanie środowiska:Zespół rejestruje platformy dydaktyczne, aplikacje administracyjne, serwery i bazy danych oraz odpowiedzialność za utrzymanie.
-
2
Zbudowanie relacji:Powiązania wskazują infrastrukturę usług i jednostki korzystające z poszczególnych aplikacji.
-
3
Sprawdzenie wpływu:Przy awarii lub planowanych pracach IT analizuje zależne usługi i obszary działalności instytucji.
-
4
Uzgodnienie działań:Zespół ustala zakres prac z właścicielami usług, dostawcami i osobami odpowiedzialnymi za organizację zajęć.
Obsługa incydentów bezpieczeństwa w edukacji.
Podejrzana wiadomość podszywająca się pod dziekanat lub podejrzenie przejęcia konta nauczyciela wymagają oceny zdarzenia i przydzielenia zadań. OXARI porządkuje obsługę zgłoszonego incydentu według procedury instytucji. Zespół wskazuje konta, urządzenia i usługi, których dotyczy zdarzenie, oraz zapisuje decyzje i wykonane czynności. Chronologia pomaga przygotować podsumowanie incydentu i informacje do dalszego raportowania.
Moduły i funkcjonalności: Service Desk, Workflow, CMDB, historia zgłoszeń i raportowanie
- Jasny podział zadań podczas obsługi incydentu.
- Powiązanie zdarzenia z kontami i zasobami.
- Chronologia decyzji i wykonanych działań.
- Dane do analizy i raportowania incydentu.
-
1
Rejestracja zdarzenia:Użytkownik lub operator opisuje zdarzenie i wskazuje powiązane konto, urządzenie albo usługę.
-
2
Ocena i przydział:Osoby odpowiedzialne ustalają wpływ incydentu na instytucję, priorytet i zadania do wykonania.
-
3
Dokumentowanie reakcji:Zespoły realizują działania zgodnie z procedurą i zapisują ustalenia oraz wyniki prac.
-
4
Podsumowanie incydentu:Koordynator zbiera przebieg obsługi i wnioski oraz przygotowuje dane do analizy i dalszego raportowania.
Raportowanie SLA i pracy IT na uczelni i w szkołach.
Kierownik IT może sprawdzić, w których pracowniach powtarzają się awarie i jakie zgłoszenia dominują na początku semestru. Raporty OXARI zestawiają liczbę spraw, terminy obsługi i obciążenie zespołów według jednostek lub kategorii. Przy konkretnym zgłoszeniu pozostają decyzje, akceptacje i wykonane działania. Dane pomagają planować przygotowanie pracowni, organizację wsparcia i materiały do kontroli wewnętrznej.
Moduły i funkcjonalności: Service Desk, SLA, Workflow, raportowanie i historia zgłoszeń
- Porównanie obciążenia IT w obsługiwanych jednostkach.
- Widoczność powtarzających się problemów w pracowniach.
- Dane o dotrzymaniu SLA w lokalizacjach.
- Łatwiejsze odtworzenie decyzji i wykonanych działań.
-
1
Zapisanie przebiegu:Przy sprawach pozostają terminy, komunikacja, akceptacje i informacje o wykonanych działaniach.
-
2
Wybór zakresu:Osoba analizująca wybiera okres, wydział, placówkę, lokalizację lub kategorię problemu.
-
3
Ocena wyników:Raport pokazuje liczbę spraw, dotrzymanie SLA i obciążenie osób realizujących wsparcie.
-
4
Zaplanowanie usprawnień:Kierownik wykorzystuje wyniki do organizacji wsparcia, przygotowania pracowni lub zebrania informacji do kontroli.
Onboarding i offboarding pracowników uczelni i szkół.
Nowy wykładowca potrzebuje konta i laptopa, a pracownik przenoszony między jednostkami zmiany dostępów oraz przypisania sprzętu. OXARI łączy zadania kadr, przełożonego i IT z datą rozpoczęcia, zmiany lub zakończenia współpracy. Zespoły potwierdzają wydanie albo zwrot urządzeń i wykonanie zadań dotyczących uprawnień. Koordynator widzi brakujące czynności przed zamknięciem procesu.
Moduły i funkcjonalności:
Service Desk, Workflow, Asset Management, formularze i akceptacje
- Wspólna lista zadań przy zmianie kadrowej.
- Jasna odpowiedzialność kadr, przełożonego i IT.
- Kontrola wydania i zwrotu laptopów.
- Łatwiejsze dopilnowanie zadań odebrania dostępów.
-
1
Zgłoszenie zmiany:Kadry lub przełożony wskazują pracownika, jednostkę, rolę, rodzaj zmiany i termin jej wejścia w życie.
-
2
Przydzielenie zadań:Workflow przekazuje zadania dotyczące kont, uprawnień i sprzętu właściwym osobom wraz z terminami.
-
3
Potwierdzenie realizacji:Zespoły zapisują wydanie lub zwrot urządzeń oraz wykonanie zmian w dostępach do aplikacji.
-
4
Sprawdzenie kompletności:Koordynator weryfikuje zakończenie zadań i potwierdzenia przed zamknięciem procesu.
Obieg wniosków o sprzęt i oprogramowanie w edukacji.
Prowadzący potrzebuje programu do nowego kursu, a szkoła dodatkowych komputerów w pracowni. Formularz OXARI zbiera uzasadnienie, liczbę stanowisk, miejsce wykorzystania i oczekiwany termin. Wniosek trafia do osób zatwierdzających, a odpowiedzialny zespół sprawdza dostępne zasoby lub organizuje zakup i przygotowanie stanowisk. Wydanie sprzętu i wykonane zadania pozostają powiązane z jednostką oraz sprawą.
Moduły i funkcjonalności: Service Desk, Workflow, Asset Management, formularze i akceptacje
- Kompletne wymagania przed przygotowaniem pracowni.
- Czytelna akceptacja potrzeb zespołów dydaktycznych.
- Łatwiejsze wykorzystanie dostępnego sprzętu IT.
- Potwierdzenie wydania urządzeń i wykonanych zadań.
-
1
Opisanie potrzeby:Zgłaszający wskazuje sprzęt lub aplikację, liczbę stanowisk, pracownię, uzasadnienie i potrzebny termin.
-
2
Akceptacja wniosku:Osoby zatwierdzające podejmują decyzję według ścieżki przyjętej dla danej kategorii potrzeb.
-
3
Organizacja realizacji:Zespół sprawdza dostępne zasoby, przygotowuje stanowiska albo organizuje zakup i instalację.
-
4
Zapisanie wyniku:Potwierdzenia wykonanych prac, wydanie sprzętu i jego przypisanie pozostają przy sprawie.
Ewidencja umów serwisowych i dokumentacji IT w edukacji.
Przed zgłoszeniem awarii platformy lub zleceniem naprawy komputera z pracowni zespół potrzebuje danych serwisu i warunków wsparcia. OXARI pozwala powiązać umowy, gwarancje i protokoły z urządzeniem albo usługą. Historia wcześniejszych prac pomaga przygotować kolejną interwencję. Przegląd terminów umów ułatwia planowanie odnowienia wsparcia i wydatków IT.
Moduły i funkcjonalności: Moduły i funkcjonalności: Asset Management, zarządzanie dokumentami, CMDB.
- Warunki wsparcia dostępne przed zleceniem prac.
- Dane serwisu przy urządzeniu lub usłudze.
- Historia napraw sprzętu wykorzystywanego na zajęciach.
- Łatwiejsze przygotowanie odnowienia umów utrzymaniowych.
-
1
Zebranie dokumentów:Zespół wprowadza umowy utrzymaniowe, gwarancje, dane kontaktowe serwisu i protokoły wykonanych prac.
-
2
Powiązanie z zasobem:Dokumentacja zostaje przypisana do urządzenia albo usługi oraz odpowiedniej jednostki i lokalizacji.
-
3
Sprawdzenie warunków:Osoba odpowiedzialna sprawdza zakres wsparcia i termin obowiązywania umowy przed zleceniem prac lub odnowieniem.
-
4
Uzupełnienie historii:Nowe protokoły i ustalenia z dostawcą trafiają do dokumentacji danego zasobu lub usługi.
Portal wsparcia IT dla studentów i pracowników.
Student szuka instrukcji zgłoszenia problemu z kontem, a nauczyciel wskazówek dotyczących komputera w sali. Portal OXARI udostępnia materiały przygotowane przez instytucję, formularze pomocy i statusy spraw. Jeśli instrukcja nie wystarcza, użytkownik opisuje problem oraz wskazuje aplikację, urządzenie lub lokalizację. Ustalenia z zespołem IT pozostają przy zgłoszeniu i można do nich wrócić podczas kolejnego kontaktu.
Moduły i funkcjonalności: Service Desk, portal samoobsługowy, baza wiedzy, formularze.
- Instrukcje wsparcia dostępne w jednym miejscu.
- Mniej telefonów z pytaniem o status.
- Pełniejsze zgłoszenia problemów z kontami i sprzętem.
- Ustalenia z IT dostępne przy sprawie.
-
1
Wyszukanie instrukcji:Użytkownik sprawdza materiały dotyczące konta, aplikacji, urządzenia lub procedury wsparcia.
-
2
Wybór formularza:Jeśli potrzebuje pomocy, wybiera kategorię odpowiadającą problemowi i właściwy formularz zgłoszenia.
-
3
Przekazanie informacji:Wskazuje jednostkę, lokalizację, system lub urządzenie i opisuje utrudnienie w pracy albo nauce.
-
4
Śledzenie realizacji:W portalu sprawdza status zgłoszenia i odpowiedzi zespołu oraz wraca do wcześniejszych ustaleń.
Połącz OXARI z narzędziami swojej instytucji
Wsparcie realizacji wymagań KSC i NIS2
Jak Uniwersytet Wrocławski porządkuje obsługę IT
Poznaj przykład centralizacji zgłoszeń, ewidencji zasobów i porządkowania wiedzy o infrastrukturze w rozproszonej strukturze uczelni.
Zarządzanie IT w praktyce
5 najczęstszych problemów z ServiceDesk i jak je rozwiązać?
Jak OXARI wspiera zgodność z ustawą o KSC?
Krajowy System Cyberbezpieczeństwa (KSC) – kogo obowiązuje i jakie nakłada wymagania?
