OXARI zastąpiło kosztowne zagraniczne narzędzie, centralizujące zgłoszenia
i automatyzujące procesy.
- Zgłoszenia w jednym miejscu
- Automatyczne procesy
- Widoczność kosztów
OXARI zastąpiło kosztowne zagraniczne narzędzie, centralizujące zgłoszenia
i automatyzujące procesy.
- Zgłoszenia w jednym miejscu
- Automatyczne procesy
- Widoczność kosztów
- Zgłoszenia w jednym miejscu
- Automatyczne procesy
- Widoczność kosztów
OXARI zastąpiło kosztowne zagraniczne narzędzie, centralizujące zgłoszenia
i automatyzujące procesy.
ROZWIĄZANIA DLA URZĘDÓW I SŁUŻB
ITSM dla administracji i sektora publicznego
Dołącz do ponad 2000 organizacji, które nam zaufały
Wsparcie urzędów i służb w liczbach
Najważniejsze wyzwania IT w administracji publicznej
Obsługa awarii IT w urzędzie i ciągłość usług publicznych.
Brak dostępu do EZD, problem z wysłaniem korespondencji przez e-Doręczenia lub awaria stanowisk w punkcie obsługi mieszkańców mogą zatrzymać pracę wydziału. OXARI porządkuje zgłoszenie awarii, wskazanie dotkniętych usług i przydział zadań. Zespół IT zapisuje ustalenia z pracownikami oraz dostawcą systemu, a po przywróceniu usługi dokumentuje wynik interwencji. Informacje o przebiegu obsługi pozostają dostępne do analizy kolejnych zakłóceń.
Moduły i funkcjonalności: Service Desk, Workflow, CMDB, powiadomienia
- Czytelna odpowiedzialność za obsługę awarii.
- Widoczny wpływ problemu na pracę wydziałów.
- Wspólny zapis ustaleń z dostawcą systemu.
- Historia interwencji potrzebna przy kolejnych zakłóceniach.
-
1
Zgłoszenie awarii:Pracownik wskazuje system, lokalizację i czynności, których nie może wykonać, np. zarejestrować pisma.
-
2
Ocena wpływu:Operator ustala dotknięte wydziały i usługi oraz wskazuje zespół odpowiedzialny za dalszą obsługę.
-
3
Koordynacja prac:IT prowadzi zadania, zapisuje ustalenia z dostawcą i przekazuje pracownikom informacje o postępie.
-
4
Potwierdzenie przywrócenia:Zespół potwierdza działanie usługi z użytkownikami i zapisuje rozwiązanie oraz wnioski z interwencji.
Service Desk dla urzędów i służb mundurowych.
Problem ze skanerem w kancelarii urzędu, komputerem w komendzie lub drukarką w administracji aresztu trafia do właściwego zespołu IT. Formularz OXARI zbiera jednostkę, komórkę organizacyjną, lokalizację i urządzenie, a reguły kierują zgłoszenie do odpowiedniej kolejki. W jednostkach objętych wspólną obsługą te same kategorie i statusy ułatwiają współpracę. Pracownik lub funkcjonariusz może sprawdzić opiekuna i etap realizacji sprawy.
Moduły i funkcjonalności: Service Desk, Workflow, formularze, kolejki zgłoszeń
- Wspólne zasady zgłaszania problemów przez jednostki.
- Mniej ręcznego przekierowywania spraw między zespołami.
- Jasny opiekun zgłoszenia z każdego wydziału.
- Status obsługi dostępny dla zgłaszającego pracownika.
-
1
Opisanie problemu:Zgłaszający wskazuje jednostkę, komórkę organizacyjną, lokalizację oraz system lub urządzenie, którego dotyczy problem.
-
2
Przekazanie do kolejki:Reguły obsługi kierują sprawę do zespołu odpowiedzialnego za daną jednostkę lub kategorię problemu.
-
3
Prowadzenie sprawy:Opiekun zapisuje ustalenia, realizuje zadania i przekazuje pracownikowi informacje o postępie.
-
4
Zamknięcie zgłoszenia:Zespół dokumentuje wynik prac, a przebieg obsługi pozostaje w historii sprawy.
Kontrola SLA i priorytetów zgłoszeń w jednostkach publicznych.
Awaria komputera wykorzystywanego przez dyżurnego może wymagać innej reakcji niż wniosek o dodatkowy monitor w referacie. OXARI pozwala ustalać priorytety i terminy obsługi według wpływu na zadania jednostki oraz przyjętych zasad wsparcia. Powiadomienia i eskalacje pomagają reagować na ryzyko opóźnień. Historia zgłoszenia zachowuje ustalenia potrzebne przy zmianie osoby odpowiedzialnej za obsługę.
Moduły i funkcjonalności: Service Desk, SLA, Workflow, powiadomienia i eskalacje
- Priorytety powiązane z zadaniami jednostki.
- Jasne terminy reakcji zespołu wsparcia.
- Widoczność spraw wymagających pilnej eskalacji.
- Ustalenia zachowane przy przekazywaniu obsługi.
-
1
Ocena znaczenia:Operator ustala wpływ problemu na stanowiska, wydziały i usługi wykorzystywane przez jednostkę.
-
2
Przypisanie terminów:Sprawa otrzymuje priorytet oraz czasy reakcji i realizacji wynikające z uzgodnionych reguł SLA.
-
3
Kontrola postępu:Powiadomienia i eskalacje wskazują zgłoszenia wymagające reakcji przed przekroczeniem terminu.
-
4
Analiza opóźnień:Kierownik IT sprawdza przekroczenia oraz przyczyny trudności w dotrzymaniu standardów wsparcia.
Zarządzanie wnioskami o dostęp w jednostkach publicznych.
Przeniesienie funkcjonariusza do innej komórki lub zmiana obowiązków pracownika urzędu wymaga przeglądu dostępów. OXARI zbiera system, rolę, jednostkę, zakres uprawnień i uzasadnienie we wniosku. Sprawa przechodzi przez ustalone akceptacje, a administrator realizuje decyzję w docelowej aplikacji. Potwierdzenia nadania, zmiany i odebrania uprawnień pozostają w historii, także przy przeniesieniu między jednostkami.
Moduły i funkcjonalności: Service Desk, Workflow, formularze i akceptacje, historia zgłoszeń
- Zakres uprawnień określony przed realizacją wniosku.
- Udokumentowane decyzje osób zatwierdzających dostęp.
- Czytelna obsługa zmian uprawnień między wydziałami.
- Potwierdzenie wykonania zadania przy wniosku.
-
1
Złożenie wniosku:Przełożony lub uprawniona osoba wskazuje pracownika albo funkcjonariusza, system, rolę, zakres i potrzebny okres dostępu.
-
2
Akceptacja zakresu:Osoby upoważnione podejmują decyzję zgodnie ze ścieżką zatwierdzania przyjętą w jednostce.
-
3
Realizacja decyzji:Administrator nadaje, zmienia lub odbiera uprawnienia w docelowym systemie.
-
4
Potwierdzenie wykonania:W historii pozostają decyzje zatwierdzających i informacja o wykonanej zmianie uprawnień.
Obsługa incydentów bezpieczeństwa w sektorze publicznym.
Podejrzana wiadomość w skrzynce funkcjonariusza lub podejrzenie nieuprawnionego użycia konta pracownika wymagają oceny zdarzenia i przydzielenia zadań. OXARI porządkuje obsługę zgłoszonego incydentu według procedury danej jednostki. Zespół wskazuje konta, urządzenia i usługi, których dotyczy zdarzenie, oraz zapisuje decyzje i wykonane czynności. Zebrana chronologia pomaga przygotować podsumowanie incydentu i informacje do dalszego raportowania.
Moduły i funkcjonalności: Service Desk, Workflow, CMDB, historia zgłoszeń i raportowanie
- Jasny podział zadań podczas obsługi incydentu.
- Powiązanie zdarzenia z kontami i zasobami.
- Chronologia decyzji i wykonanych działań.
- Dane do analizy i raportowania incydentu.
-
1
Rejestracja zdarzenia:Pracownik, funkcjonariusz lub operator zapisuje opis zdarzenia i wskazuje powiązane konta, urządzenia albo systemy.
-
2
Ocena i przydział:Osoby odpowiedzialne ustalają wpływ incydentu na jednostkę, priorytet oraz zadania do wykonania.
-
3
Dokumentowanie reakcji:Zespoły realizują działania zgodnie z procedurą i zapisują ustalenia oraz wyniki prac.
-
4
Podsumowanie incydentu:Koordynator zbiera chronologię i wnioski oraz przygotowuje dane do analizy i dalszego raportowania.
Inwentaryzacja sprzętu IT w urzędach i służbach.
Komputer na stanowisku dyżurnym może być wykorzystywany przez kolejne zmiany, a laptop wydany konkretnej osobie do pracy w terenie. OXARI porządkuje przypisania sprzętu do użytkowników, stanowisk, komórek organizacyjnych i lokalizacji oraz historię wydań, zwrotów i napraw. Desktop Agent uzupełnia dane o konfiguracji obsługiwanych komputerów. IT może sprawdzić ewidencję przed inwentaryzacją, przeniesieniem wyposażenia lub planowaniem wymiany.
Moduły i funkcjonalności: Asset Management, Desktop Agent, zarządzanie licencjami, raportowanie
- Czytelne przypisanie sprzętu do pracowników i jednostek.
- Historia wydań, zwrotów i przekazań urządzeń.
- Dane o konfiguracji komputerów przed interwencją.
- Łatwiejsze planowanie odnowienia licencji i wymian.
-
1
Zebranie danych:Zespół rejestruje urządzenia i licencje oraz wykorzystuje dane zbierane przez Desktop Agenta z obsługiwanych komputerów.
-
2
Przypisanie zasobów:Sprzęt zostaje powiązany z pracownikiem, wydziałem, jednostką i miejscem użytkowania.
-
3
Aktualizacja ewidencji:Wydania, zwroty i przeniesienia urządzeń zostają odnotowane przy zasobach.
-
4
Przegląd potrzeb:IT sprawdza konfiguracje, przypisania i historię obsługi przed inwentaryzacją, wymianą lub zakupem.
CMDB dla infrastruktury i systemów jednostek publicznych.
Awaria serwera lub planowane prace przy bazie danych mogą wpływać na aplikacje używane w kilku komórkach albo placówkach. OXARI CMDB pozwala opisać infrastrukturę, systemy administracyjne i dziedzinowe oraz odpowiedzialność za ich utrzymanie. Zapisane relacje pomagają ustalić, których usług i stanowisk dotyczy problem. Zespół wykorzystuje ten kontekst do uzgodnienia zakresu prac z użytkownikami i dostawcami aplikacji.
Moduły i funkcjonalności: CMDB, relacje między elementami konfiguracji, Service Desk
- Wiedza o zależnościach systemów i infrastruktury.
- Łatwiejsze ustalenie lokalizacji dotkniętych awarią.
- Czytelna odpowiedzialność za utrzymanie usług.
- Lepsze przygotowanie uzgodnień przed pracami IT.
-
1
Opisanie środowiska:Zespół rejestruje aplikacje, serwery, bazy danych i odpowiedzialność za ich utrzymanie.
-
2
Zbudowanie relacji:Powiązania wskazują infrastrukturę usług oraz jednostki i stanowiska korzystające z aplikacji.
-
3
Sprawdzenie wpływu:Przy awarii lub planowanych pracach IT analizuje zależne usługi, lokalizacje i użytkowników.
-
4
Uzgodnienie prac:Zespół ustala zakres działań i potrzebne uzgodnienia z właścicielami usług oraz dostawcami.
Raportowanie IT i historia działań na potrzeby kontroli.
Kierownik IT może sprawdzić, które wydziały zgłaszają najwięcej problemów i gdzie powtarzają się opóźnienia. Przy wyjaśnianiu realizacji wniosku lub interwencji uprawniona osoba wraca do decyzji, akceptacji i opisów wykonanych prac. Raporty OXARI zestawiają zgłoszenia, terminy SLA i obciążenie zespołu według jednostek lub kategorii. Te informacje pomagają przygotować materiały do kontroli oraz uzasadnić zmiany w organizacji wsparcia.
Moduły i funkcjonalności: Service Desk, SLA, Workflow, raportowanie i historia zgłoszeń
- Dane o obciążeniu IT w obsługiwanych jednostkach.
- Widoczność powtarzalnych problemów poszczególnych wydziałów.
- Łatwiejsze odtworzenie decyzji i akceptacji.
- Sprawniejsze przygotowanie informacji do kontroli.
-
1
Zapisanie przebiegu:Przy sprawach pozostają terminy, komunikacja, akceptacje i informacje o wykonanych działaniach.
-
2
Wybór zakresu:Osoba analizująca wybiera okres, jednostkę, wydział lub kategorię zgłoszeń.
-
3
Ocena wyników:Raport pokazuje liczbę spraw, dotrzymanie SLA i obciążenie osób realizujących wsparcie.
-
4
Wykorzystanie ustaleń:Kierownik planuje usprawnienia lub sięga do historii konkretnych spraw na potrzeby kontroli.
Onboarding i zmiany kadrowe w jednostkach publicznych
Zatrudnienie pracownika, przyjęcie funkcjonariusza do służby lub przeniesienie do innej jednostki wymaga uzgodnienia zadań kadr, przełożonego i IT. OXARI łączy datę zmiany z listą czynności dotyczących kont, uprawnień i wyposażenia IT. Zespoły potwierdzają wydanie albo zwrot urządzeń oraz wykonanie zmian w dostępach. Koordynator widzi brakujące zadania przed zamknięciem procesu, również przy zakończeniu pracy lub służby.
Moduły i funkcjonalności: Service Desk, Workflow, Asset Management, formularze i akceptacje
- Wspólna lista zadań przy zmianie kadrowej.
- Jasna odpowiedzialność kadr, przełożonego i IT.
- Kontrola przekazania sprzętu między jednostkami.
- Kontrola odebrania dostępów przy odejściu z jednostki.
-
1
Zgłoszenie zmiany:Kadry lub przełożony wskazują osobę, jednostkę, rolę, datę i rodzaj zmiany, np. przyjęcie, przeniesienie albo odejście.
-
2
Przydzielenie zadań:Workflow przekazuje właściwym osobom zadania dotyczące kont, uprawnień i sprzętu wraz z terminami.
-
3
Potwierdzenie realizacji:Zespoły zapisują wydanie, przekazanie lub zwrot urządzeń oraz wykonanie zadań dotyczących dostępów.
-
4
Sprawdzenie kompletności:Koordynator weryfikuje zakończenie zadań i potwierdzenia przed zamknięciem procesu.
Obieg wniosków o sprzęt i usługi IT w sektorze publicznym.
Referat potrzebuje skanera, komenda komputera zastępczego, a administracja jednostki penitencjarnej przygotowania dodatkowego stanowiska. Formularz OXARI zbiera miejsce wykorzystania, uzasadnienie i oczekiwany termin. Wniosek trafia do osób zatwierdzających, a po akceptacji odpowiedzialny zespół sprawdza dostępne zasoby lub organizuje realizację potrzeby. Wydanie urządzenia i wykonane zadania pozostają powiązane z jednostką oraz sprawą.
Moduły i funkcjonalności: Service Desk, Workflow, Asset Management, formularze i akceptacje
- Kompletne wymagania przed rozpoczęciem realizacji.
- Czytelna akceptacja potrzeb komórek i jednostek.
- Łatwiejsze wykorzystanie dostępnego sprzętu IT.
- Potwierdzenie wydania urządzenia lub wykonania usługi.
-
1
Zebranie informacji:Zgłaszający określa sprzęt lub usługę, jednostkę, miejsce wykorzystania, uzasadnienie i oczekiwany termin.
-
2
Akceptacja wniosku:Osoby zatwierdzające podejmują decyzję według zasad przyjętych dla danej kategorii potrzeb.
-
3
Organizacja realizacji:Zespół sprawdza dostępne urządzenia, przygotowuje stanowisko albo organizuje zakup lub wykonanie usługi.
-
4
Zapisanie wyniku:Potwierdzenie realizacji, przypisanie sprzętu i wykonane zadania pozostają w systemie.
Ewidencja umów serwisowych i dokumentacji IT w jednostkach publicznych
Przed zleceniem naprawy komputera w placówce terenowej lub zgłoszeniem awarii aplikacji zespół potrzebuje danych serwisu i warunków wsparcia. OXARI pozwala powiązać dokumentację z urządzeniem albo usługą oraz zachować protokoły wcześniejszych prac. Osoba przejmująca obsługę może sprawdzić ustalenia z dostawcą. Przegląd terminów umów pomaga przygotować odnowienie wsparcia i plan wydatków IT dla obsługiwanych jednostek.
Moduły i funkcjonalności: Asset Management, zarządzanie dokumentami, CMDB
- Warunki wsparcia dostępne przed zleceniem prac.
- Dane serwisu przy urządzeniu lub usłudze.
- Historia ustaleń przy przekazaniu obsługi.
- Łatwiejsze przygotowanie odnowienia umów utrzymaniowych.
-
1
Zebranie dokumentów:Zespół wprowadza umowy utrzymaniowe, gwarancje, kontakty do serwisu i protokoły wykonanych prac.
-
2
Powiązanie z zasobem:Dokumentacja zostaje przypisana do urządzenia lub usługi oraz właściwej jednostki i lokalizacji.
-
3
Sprawdzenie warunków:Osoba odpowiedzialna sprawdza zakres wsparcia i termin obowiązywania umowy przed zleceniem prac albo odnowieniem.
-
4
Uzupełnienie historii:Nowe protokoły i ustalenia z dostawcą trafiają do dokumentacji danego zasobu lub usługi.
Portal zgłoszeń IT i baza wiedzy w sektorze publicznym.
Nowy pracownik kancelarii potrzebuje instrukcji zgłaszania problemu z EZD, a funkcjonariusz informacji, jak zgłosić usterkę komputera w swojej jednostce. Portal OXARI udostępnia materiały przygotowane przez organizację, formularze pomocy i statusy spraw. Jeśli instrukcja nie wystarcza, zgłaszający opisuje problem oraz wskazuje stanowisko i lokalizację. Komunikacja z zespołem IT pozostaje przy sprawie, co ułatwia sprawdzenie ustaleń podczas kolejnego dyżuru.
Moduły i funkcjonalności: Service Desk, portal samoobsługowy, baza wiedzy, formularze
- Instrukcje wsparcia dostępne w jednym miejscu.
- Mniej telefonów z pytaniem o status.
- Pełniejsze zgłoszenia z jednostek terenowych.
- Ustalenia dostępne podczas kolejnego dyżuru.
-
1
Wyszukanie instrukcji:Pracownik lub funkcjonariusz sprawdza materiały dotyczące aplikacji, urządzenia albo procedury wsparcia.
-
2
Wybór formularza:Jeśli potrzebuje pomocy, wybiera kategorię odpowiadającą problemowi, np. z komputerem, drukarką lub aplikacją.
-
3
Przekazanie danych:Wskazuje jednostkę, lokalizację, stanowisko oraz informacje potrzebne do rozpoczęcia obsługi.
-
4
Śledzenie realizacji:W portalu sprawdza status sprawy i odpowiedzi zespołu.
Połącz OXARI z narzędziami Twojej organizacji
Wsparcie wymagań KSC, NIS2 i KRI
Zobacz, jak instytucje publiczne korzystają z OXARI
Poznaj wdrożenia łączące obsługę zgłoszeń, zarządzanie zasobami i procesy dopasowane do pracy instytucji.
Poznaj doświadczenia Urzędu Miejskiego w Bielsku-Białej
Zarządzanie IT w praktyce
5 najczęstszych problemów z ServiceDesk i jak je rozwiązać?
Bezpieczeństwo systemów IT – czym jest i jak je skutecznie zapewnić?
Czym jest CMDB? Baza danych zarządzania konfiguracją
