Wdrożenie systemów OXARI i ITManager w Urzędzie Miejskim w Bielsku-Białej

Cyfryzacja administracji publicznej wpływa na szybkość obsługi mieszkańców, jakość usług i bezpieczeństwo danych. Takie podejście od lat konsekwentnie realizuje Urząd Miejski w Bielsku-Białej. Jednym z kluczowych kroków w tym procesie było odejście od kosztownego, zagranicznego narzędzia do zgłoszeń serwisowych i zastąpienie go polską platformą OXARI.

Dzięki temu zespół informatyczny urzędu zyskał nowe funkcje, ale przede wszystkim pełną kontrolę nad infrastrukturą IT, możliwość automatyzacji procesów i narzędzie, które można rozwijać razem z rosnącymi potrzebami urzędu.

Urząd Miejski w Bielsku-Białej

Bielsko-Biała to dynamicznie rozwijające się miasto liczące blisko 172 tysiące mieszkańców. Stanowi ważny ośrodek administracyjny, gospodarczy, akademicki i kulturalny regionu.

Urząd Miejski w Bielsku-Białej odpowiada za kompleksowe zarządzanie funkcjonowaniem miasta. Do jego obowiązków należy m.in. realizacja inwestycji i modernizacji infrastruktury, prowadzenie spraw finansowych i obywatelskich, a także dbanie o bezpieczeństwo publiczne oraz porządek w przestrzeni miejskiej. Ważnym obszarem działalności urzędu jest także wspieranie inicjatyw kulturalnych i społecznych, ochrona środowiska oraz efektywne gospodarowanie zasobami miasta.

Jednostka tej wielkości, zatrudniająca ponad 600 pracowników, obsługujących sprawy mieszkańców, wymaga sprawnie funkcjonującego, nowoczesnego systemu klasy ITSM. Właśnie dlatego już w 2010 roku urząd podjął decyzję o wdrożeniu systemu ITManager, a od 2021 roku uzupełnił go o platformę OXARI opartą na tym samym zasobie danych i wykorzystującą mechanizmy akceptacji procesów biznesowych.

“Aktualizacja posiadanego systemu zarządzania zasobami do najnowszej wersji była nieuzasadniona ekonomicznie. Taka sytuacja skłoniła nas do analizy rynku i poszukiwań alternatywnego rozwiązania w tym obszarze. Dodatkowym kryterium była możliwość migracji już zgromadzonych danych o zasobach, za które Wydział Informatyki Urzędu Miejskiego odpowiada. Efektem naszej weryfikacji było wdrożenie systemu OXARI” – mówi Dariusz Łużny, Naczelnik wydziału IT, Urząd Miasta Bielska-Białej.

Decyzja, która otworzyła nowy rozdział w zarządzaniu IT

Decyzja o wdrożeniu zintegrowanych systemów OXARI i ITManager otworzyła nowy rozdział w zarządzaniu IT w urzędzie. Połączenie obu rozwiązań pozwoliło stworzyć spójne środowisko pracy, oparte na wspólnych zasobach danych i jednolitych procesach. Dzięki temu zespół może działać szybciej i w pełni kontrolować przebieg wszystkich działań operacyjnych.

ITManager stanowi fundament zarządzania infrastrukturą informatyczną – dostarcza administratorom pełnego obrazu zasobów, ich zmian w czasie oraz stanu technicznego środowiska. Umożliwia to świadome planowanie, kontrolę majątku IT i sprawną koordynację bieżących obowiązków zespołu.

OXARI uzupełnia ten obszar, zapewniając uporządkowaną obsługę zgłoszeń i procesowe podejście do pracy operacyjnej. System wspiera rejestrację wniosków i incydentów, umożliwia modelowanie procedur zgodnie z potrzebami urzędu oraz integruje przepływ informacji między jednostkami organizacyjnymi. W efekcie wszystkie zadania są realizowane w sposób przejrzysty, mierzalny i odpowiednio udokumentowany.

Wdrożenie objęło szereg kluczowych obszarów funkcjonowania IT:

• centralny rejestr zgłoszeń umożliwiający pełną kontrolę nad przebiegiem incydentów i wniosków.
• obsługę zgłoszeń na wielu poziomach kompetencji, co pozwala kierować sprawy bezpośrednio do odpowiednich specjalistów.
• integrację z usługą katalogową Active Directory (AD), dzięki której system automatycznie pobiera dane użytkowników i wspiera procesy kadrowe (onboarding/offboarding).
• automatyzację działań operacyjnych, w tym rejestrowanie zadań wraz z meldowaniem ich wykonania.
• wsparcie procesów ISO 27001 oraz modelu ITIL, co zwiększa zgodność proceduralną i bezpieczeństwo.
• możliwość tworzenia rejestrów pomocniczych i procesowych, które odzwierciedlają specyfikę pracy urzędu np. Centralny Rejestr Umów, Rejestr zarządzeń czy Rejestr Kart Wędkarskich.
• otwarty interfejs API, pozwalający na wymianę danych z systemami centralnymi oraz integrację z narzędziami dziedzinowymi.

Posłuchaj co o działaniu OXARI w Urzędzie Miejskim w Bielsku Białej opowiada Dariusz Łużny, Naczelnik Wydziału Informatyki w Urzędzie Miejskim w Bielsku Białej

Podsumowanie wdrożenia

Wdrożenie zintegrowanych systemów OXARI i ITManager uporządkowało procesy obsługi IT w Urzędzie Miejskim w Bielsku-Białej, zapewniając jednocześnie pełną kontrolę nad infrastrukturą technologiczną i procesami wspierającymi codzienną pracę urzędu. Połączenie funkcji inwentaryzacyjnych, procesowych i rejestrowych stworzyło solidny, centralny ekosystem umożliwiający skuteczne zarządzanie zgłoszeniami, przejrzystość działań oraz szybsze reagowanie na potrzeby pracowników i mieszkańców. Uporządkowane dane, automatyzacja i integracja z kluczowymi systemami pozwoliły zwiększyć bezpieczeństwo, przewidywalność i stabilność usług świadczonych przez urząd, jednocześnie ułatwiając rozwój i wdrażanie kolejnych procesów administracyjnych.

Chcesz usprawnić zarządzanie IT w swojej instytucji?

Dowiedz się, jak OXARI może pomóc Twojej organizacji w cyfryzacji procesów, centralizacji obsługi zgłoszeń i optymalizacji pracy zespołów IT.