Wyzwanie: rosnąca organizacja i brak centralnego systemu 

Przed wdrożeniem zarządzanie środowiskiem IT opierało się głównie na arkuszach Excel oraz ręcznych procesach. Informacje o sprzęcie były rozproszone i wymagały ciągłej aktualizacji, a zgłoszenia od pracowników trafiały do działu IT wieloma kanałami – przez e-mail, telefon lub bezpośredni kontakt z informatykami. W praktyce oznaczało to trudności w kontrolowaniu zasobów, brak pełnej wiedzy o wykorzystywanym sprzęcie i oprogramowaniu oraz ryzyko gubienia zgłoszeń w natłoku codziennej pracy. Przy ponad 2000 pracowników i około 300 komputerach dotychczasowe metody przestały być wystarczające. 

„Przy ponad 2000 pracowników i około 300 komputerach doszliśmy do momentu, w którym Excel i zgłoszenia przez telefon przestały działać. Potrzebowaliśmy jednego miejsca, które pozwoli nam odzyskać kontrolę nad sprzętem i obsługą użytkowników.” 

Cele projektu 

Głównym celem wdrożenia było stworzenie centralnej bazy sprzętu IT oraz uruchomienie jednego, oficjalnego kanału obsługi zgłoszeń dla całej organizacji. Firma chciała również uzyskać pełną kontrolę nad konfiguracją komputerów i wykorzystywanymi licencjami, usprawnić pracę działu IT oraz pozyskać wiarygodne dane wspierające decyzje zakupowe i inwestycyjne. Istotnym elementem projektu było także podniesienie jakości obsługi użytkowników oraz skrócenie czasu realizacji zgłoszeń. 

Zakres wdrożenia 

Projekt rozpoczął się od wdrożenia modułów Asset Management oraz Service Desk. Na wszystkich komputerach zostały zainstalowane agenty OXARI, które automatycznie zebrały informacje o konfiguracji sprzętu, parametrach technicznych oraz zainstalowanym oprogramowaniu. Równolegle uruchomiono portal zgłoszeniowy, który stał się centralnym miejscem kontaktu pracowników z działem IT. Całość poprzedziła analiza procesów, konfiguracja środowiska oraz uporządkowanie danych pracowników wykorzystywanych przez system. 

Największe wyzwanie: zmiana nawyków użytkowników 

Najtrudniejszym elementem projektu nie była technologia, lecz zmiana sposobu pracy użytkowników. Przez wiele lat dominował model bezpośredniego kontaktu z informatykami – telefonicznie lub osobiście. Przekonanie ponad 2000 pracowników do korzystania z nowego portalu zgłoszeniowego wymagało konsekwentnej komunikacji i zaangażowania kierownictwa. Dodatkowym wyzwaniem było uporządkowanie danych kadrowych, tak aby struktura organizacyjna odzwierciedlona w systemie była zgodna ze stanem faktycznym. 

Pierwsze efekty już po kilku dniach 

Rezultaty wdrożenia pojawiły się bardzo szybko. W ciągu kilku dni system automatycznie zinwentaryzował około 300 komputerów, dostarczając szczegółowych informacji o ich konfiguracji, procesorach, pamięci, dyskach oraz zainstalowanym oprogramowaniu. Proces, który wcześniej wymagałby wielu tygodni pracy ręcznej, został wykonany automatycznie. Równocześnie większość zgłoszeń zaczęła trafiać bezpośrednio do OXARI, co znacząco ograniczyło liczbę telefonów i nieformalnych próśb kierowanych do działu IT. 

Kluczowe korzyści biznesowe 

Po wdrożeniu OXARI firma uzyskała pełną kontrolę nad majątkiem IT. Dział informatyczny może w każdej chwili sprawdzić historię urządzenia, jego użytkownika, termin gwarancji czy zmiany konfiguracji. Uporządkowany proces obsługi zgłoszeń pozwolił skrócić czas reakcji na problemy i zapewnić pracownikom pełną informację o statusie realizowanych spraw. Dużą wartością okazała się również możliwość monitorowania wykorzystania oprogramowania i licencji, co pozwoliło ograniczyć niepotrzebne koszty oraz wyeliminować ryzyko związane z nieautoryzowanym oprogramowaniem. Raporty dostępne w systemie wspierają także planowanie wymiany sprzętu i negocjacje z dostawcami, ponieważ decyzje podejmowane są na podstawie rzeczywistych danych, a nie szacunków. 

„Największą zmianą nie była technologia, ale porządek. Dział IT przestał gasić pożary, a pracownicy wreszcie wiedzą, gdzie zgłaszać problemy i na jakim etapie jest ich realizacja.” 

OXARI wykracza poza dział IT 

Po sukcesie wdrożenia kolejne działy organizacji zaczęły wykorzystywać platformę do własnych procesów. Obecnie z OXARI korzystają również zespoły HR oraz administracja. Jednym z przykładów jest obsługa procesu zatrudniania i zwalniania pracowników. System automatycznie rozdziela zadania pomiędzy odpowiednie osoby i działy, koordynując przygotowanie dokumentów, stanowiska pracy, sprzętu oraz wymaganych dostępów. Dzięki temu organizacja zyskała spójny i kontrolowany proces realizowany w jednym środowisku. 

Funkcjonalności, które przyniosły największą wartość 

Największe korzyści przyniosły funkcje automatycznej inwentaryzacji sprzętu i oprogramowania, monitorowania konfiguracji komputerów oraz zdalnego dostępu do stacji roboczych bezpośrednio z poziomu zgłoszenia. Dużym wsparciem okazała się również baza wiedzy, która umożliwia pracownikom samodzielne rozwiązywanie najczęściej występujących problemów, odciążając tym samym dział IT. 

Kolejne kroki 

Kuchnia Vikinga planuje dalszy rozwój platformy i jeszcze większą automatyzację procesów. Wśród najważniejszych planów znajduje się integracja OXARI z systemem kadrowo-płacowym, dzięki której zmiany stanowisk, przeniesienia między działami czy zakończenie współpracy będą automatycznie aktualizowały uprawnienia użytkowników oraz przypisanie sprzętu. 

Podsumowanie 

Wdrożenie OXARI pozwoliło Kuchni Vikinga przejść od rozproszonych arkuszy Excel i nieformalnej obsługi zgłoszeń do nowoczesnego, centralnego systemu zarządzania usługami i zasobami IT. Firma uporządkowała procesy, odzyskała kontrolę nad majątkiem informatycznym, poprawiła jakość wsparcia użytkowników oraz stworzyła solidne fundamenty pod dalszą automatyzację procesów biznesowych. Dziś OXARI wspiera nie tylko dział IT, ale również inne obszary organizacji, stając się ważnym elementem codziennego funkcjonowania firmy.