Centralny Rejestr Umów

Ewidencja umów cywilno-prawnych zgodnie z aktualnym obowiązkiem prawnym.



Znowelizowana ustawa z 9 czerwca 2022 nakłada obowiązek rejestracji umów na jednostki sektora finansów publicznych oraz jednostki samorządu terytorialnego. Wdrożenie dedykowanego narzędzia do zarządzania procesem publikacji metryki umowy pozwala na spełnienie wszystkich wymaganych prawnie zapisów o podatku dochodowym zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów.

Centralny Rejestr Umów – co to jest?

Centralny Rejestr Umów (CRU) to nowoczesne narzędzie do zarządzania umowami w organizacjach. Elektroniczna baza danych umożliwia kompleksowe gromadzenie, przechowywanie i zarządzanie wszystkimi zawartymi umowami w jednym miejscu. Użytkownicy systemu mają pełny wgląd w historię zawieranych umów, ich treść, terminy ważności oraz obowiązki wynikające z poszczególnych kontraktów.
 
Baza umów skutecznie usprawnia codzienną pracę oraz umożliwia spełnienie wymagań prawnych dotyczących jawności i transparentności w sektorze publicznym. Do Centralnego Rejestru Umów mają trafiać umowy podlegające udostępnieniu na podstawie Ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej. W systemie mają znaleźć się dane dotyczące umów zawartych w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej lub innej formie szczegółowej, w których wartość przedmiotu umowy przekracza 500 zł. Dodatkowo po nowelizacji ustawy z dnia 9 czerwca 2022 r. obowiązek rejestracji umów obowiązuje również jednostki sektora finansów publicznych oraz jednostki samorządu terytorialnego.

CRU – OPIS DZIAŁANIA systemu ewidencji umów

Głównym celem systemu OXARI Centralny Rejestr Umów jest rejestracja umów zawieranych z kontrahentami i osobami fizycznymi w formie pisemnej, elektronicznej, dokumentowej lub innej formie szczególnej. OXARI CRS może być dostosowany do indywidualnych potrzeb urzędu. Co więcej, rejestr umów urzędu synchronizuje się z Krajowym Rejestrem Umów.

Wymogi prawne Centralnego Rejestru Umów

System OXARI Centralny Rejestr Umów jest odpowiedzią na ustawę z dnia 14 października 2021 r. o zmianie ustawy – kodeks karny oraz niektórych innych ustaw o finansach publicznych. Ustawa definiuje wymagany zbiór atrybutów, z wykorzystaniem których administrator systemu w prosty sposób wprowadza w rejestrze umów kolejne rekordy. Do każdego z wpisu dołączana informacja o dacie zawarcia umowy, rodzaju umowy, opiekunie umowy oraz skan dokumentu, dzięki czemu urząd ma bieżący oraz szczegółowy wgląd w prowadzone rejestry. System OXARI posiada wbudowany mechanizm pobierający dane rejestrowe kontrahentów z bazy GUS.

Osoby i role w Centralnym Rejestrze Umów

Istotnym elementem systemu jest również możliwość definiowania osób i ich ról. Każdy z wydziałów może dzięki temu wyznaczyć osobę odpowiedzialną za umowy zawarte w urzędzie. Określony opiekun umowy ma dostęp tylko do wybranego obszaru rejestru umów.

Wymogi prawne w Krajowym Rejestrze Umów

Jednym z ważnych wymogów wynikających z ustawy jest obowiązek docelowego synchronizowania rejestrów umów (ustawa o jawności życia publicznego) urzędu z Krajowym Rejestrem Umów. OXARI Centralny Rejestr Umów zapewnia wsparcie również i w tym zakresie. OXARI Centralny Rejestr Umów może być dostosowany do indywidualnych potrzeb urzędu.

Najważniejsze korzyści Oxari Centralny Rejestr Umów

Spełnienie wymagań o dostępie do informacji publicznej w centralnym rejestrze umów. Bezpieczna baza danych o umowach zawartych z kontrahentami.

Schemat działania systemu OXARI
Centralny Rejestr Umów

Struktura i zależności rejestrów

Standardowe atrybuty umów używane w systemie

Standardowe atrybuty umów obsługiwane w systemie

  • Numer w rejestrze
  • Osoba wpisująca
  • Wydział
  • Status umowy
  • Właściciel umowy
  • Typ umowy
  • Umowa główna
  • Numer umowy
  • Data umowy

Standardowe atrybuty umów obsługiwane w systemie

  • Okres obowiązywania od
  • Okres obowiązywania do
  • Miejsce zawarcia
  • Zamawiający
  • Przedstawiciel Zamawiającego
  • Wykonawca
  • Przedstawiciel Wykonawcy
  • Przedmiot umowy
  • Wartość umowy netto

Standardowe atrybuty umów obsługiwane w systemie

  • Wartość umowy brutto
  • Informacje o źródłach i wysokości
  • Informacje o zmianie umowy
  • Informacje o rozwiązaniu za zgodą stron
  • Informacje o odstąpieniu
  • Informacje o wypowiedzeniu
  • Informacje o wygaśnięciu
  • Załączniki

Centralny Rejestr Umów OXARI umożliwia automatyczne pobieranie danych dotyczących najważniejszych informacji na temat rejestrowanych umów. Daje to pewność, że baza zawiera wyłącznie prawidłowe dane. Automatyzacja pozwala przyspieszyć proces rejestracji umów, jednocześnie eliminując potencjalne błędy związane z czynnikiem ludzkim. Możliwość przypisania określonych ról dla użytkowników daje gwarancję bezpieczeństwa wrażliwych danych.
 

Jakie korzyści niesie ze sobą wdrożenie systemu Centralny Rejestr Umów?

Wdrożenie systemu CRU przynosi szereg korzyści związanych ze sposobem zarządzania umowami w organizacji.

  • Lepsza kontrola nad umowami – program CRU znacząco poprawia kontrolę nad zawieranymi umowami. Elektroniczny rejestr umów umożliwia łatwe przeszukiwanie i sortowanie dokumentów. Użytkownicy mogą w prosty sposób monitorować statusy umów, weryfikować ich warunki oraz pilnować terminów realizacji zobowiązań.
  • Zwiększona transparentność i zgodność z przepisami – wdrożenie Centralnego Rejestru Umów sprzyja zwiększeniu transparentności działań instytucji. CRU ułatwia spełnianie wymagań wynikających z ustawy o finansach publicznych, pozwalając tym samym uniknąć sankcji karnych.
  • Eliminacja błędów i oszczędność czasu – automatyzacja procesów związanych z zarządzaniem umowami minimalizuje ryzyko popełnienia błędów oraz przyspiesza proces obiegu dokumentów w organizacji.
  • Lepsze zarządzanie ryzykiem – Centralny Rejestr Umów dostarcza praktyczne narzędzia w postaci raportów i analiz. Organizacje mogą dzięki nim szybko zidentyfikować potencjalne zagrożenia związane z nieprzestrzeganiem warunków umów oraz podjąć odpowiednie działania zapobiegawcze.

 

Centralny Rejestr Umów Oxari – kto powinien z niego skorzystać?

Centralny Rejestr Umów od Oxari jest dedykowany zarówno instytucjom publicznym, jak i prywatnym przedsiębiorstwom, które chcą usprawnić procesy zarządzania umowami oraz zwiększyć efektywność operacyjną.

Kto powinien skorzystać z systemu CRU?

  • Instytucje sektora publicznego – dla instytucji publicznych takich jak urzędy miejskie, ministerstwa, jednostki samorządu terytorialnego, jednostki budżetowe, uczelnie czy zakłady opieki zdrowotnej, Centralny Rejestr Umów Oxari jest narzędziem wspierającym w realizacji obowiązków wynikających z ustawy o finansach publicznych oraz innych regulacji prawnych dotyczących transparentności działań. Wdrożenie systemu pomoże instytucjom spełniać wymogi dotyczące publikacji umów, jednocześnie optymalizując procesy administracyjne i minimalizując ryzyko błędów.
  • Firmy prywatne – zarówno większe korporacje, jak i firmy z sektora MŚP odniosą wiele korzyści z wdrożenia systemu CRU. Oprogramowanie pomoże w efektywnym zarządzaniu wieloma umowami zawieranymi z różnymi partnerami biznesowymi. Funkcje raportowania i analizy pozwolą na lepsze zarządzanie ryzykiem prawnym i finansowym. Elektroniczna ewidencja umów ułatwia zarządzanie dokumentacją, pozwalając na skupienie się na rozwoju biznesu, zamiast na czasochłonnym przeszukiwaniu dokumentów.

 

Gdzie i dla kogo sprawdzi się program do Centralnego Rejestru Umów?

Elektroniczny Centralny Rejestr Umów zobowiązuje do prowadzenia rejestru umów jednostki tworzące sektor publiczny oraz jednostki samorządu terytorialnego. Zgodnie z ustawą ewidencja obejmuje wszystkie udostępnieniu na podstawie ustawy o dostępie do informacji publicznej.

Program musi więc zostać wdrożony w instytucjach takich jak:

  • organy władzy publicznej, w tym organy administracji rządowej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz sądy i trybunały
  • jednostki samorządu terytorialnego oraz ich związki
  • związki metropolitalne
  • jednostki budżetowe
  • samorządowe zakłady budżetowe
  • urzędy gminy
  • urzędy wojewódzkie
  • starostwa powiatowe.

 

Postaw na sprawdzony system Centralny Rejestr Umów OXARI!

Musisz wdrożyć w swojej instytucji system Centralny Rejestr Umów i szukasz zaufanego dostawcy oprogramowania? Postaw na rozwiązania oferowane przez OXARI! Przygotuj się na konieczność spełniania wymagań prawnych i zyskaj bezpieczeństwo oraz pewność, że prowadzisz rejestr umów zgodnie z obowiązującymi normami. Masz dodatkowe pytania? Skontaktuj się z nami, a chętnie rozwiejemy wszelkie wątpliwości!

  • Bezpłatny dostęp do wersji demo

    Poznaj OXARI
    za darmo

  • Możliwość testu we własnym środowisku

  • Wsparcie techniczne

  • 30 dni

Dzięki OXARI zautomatyzowaliśmy pracę działu IT. Intuicyjny interfejs oraz swoboda w dostosowaniu aplikacji pod indywidualne potrzeby całej organizacji jest kluczowym atutem oprogramowania wspierającego usługi Asset Management.

Filip Kielban
Kierownik Projektów IT

1

Wybierz produkty

2

Formularz

3

Gotowe

Wybierz produkty

OXARI AI
Sztuczna inteligencja
OXARI ServiceDesk
Incydenty, problemy, analiza SLA
Workflow
(opcjonalnie)
Knowledge Base
(opcjonalnie)
OXARI CMDB
Centralna baza konfiguracji
OXARI Asset Management
Inwentaryzacja zasobów
OXARI MDM
Zarządzanie urządzeniami mobilnymi
Centralny Rejestr Umów
Baza wiedzy, zarządzanie dokumentacją

Wybierz produkty

2

Formularz

3

Gotowe

Wypełnij formularz

Wybierz środowisko, na którym chcesz testować OXARI
Chmura OXARI
Ogólne środowisko demo.
Chmura OXARI
Dedykowane środowisko demo.
On-premise
Instalacja w Twojej infrastrukturze realizowana przez nasz zespół konsultantów.

    Po zapoznaniu się z Klauzulą informacyjną

    Wybierz produkty

    Formularz

    3

    Gotowe

    Dziękujemy za wybranie OXARI.
    Skontaktujemy się z Tobą w ciągu kilku godzin.

    Chcesz poznać indywidualną wycenę,
    skrojoną na miarę Twoich potrzeb?