Inwentaryzacja IT to kluczowy element zarządzania zasobami firmy działającej w branży informatycznej. Chodzi nie tylko o stworzenie ewidencji urządzeń końcowych czy wyposażenia serwerowni, ale również o kontrolę nad używanym oprogramowaniem np. w kontekście wygasania licencji. Jak podejść do tego zadania? Najlepszym wyjściem jest sięgnięcie po system, który pozwoli zautomatyzować inwentaryzację sprzętu i oprogramowania. Dowiedz się więcej na ten temat.
Inwentaryzacja sprzętu i oprogramowania w firmie IT – dlaczego to konieczność?
Firma działająca w branży informatycznej ma duże zapotrzebowanie zarówno na sprzęt, jak i na software. Dlatego, aby spełnić wymogi prawne związane z ewidencjonowaniem majątku firmy, jak i zyskać kontrolę nad zasobami IT, taka organizacja potrzebuje dobrego systemu. Bez niego trudne jest świadome, „zwinne” i skuteczne zarządzanie aktywami informatycznymi.
Powód jest prosty: osoby, których zadaniem jest prowadzenie asset managementu, potrzebują stałego dostępu do rzetelnych i aktualnych danych o zasobach IT na każdym etapie ich cyklu życia. Dlatego jest konieczna sprawna inwentaryzacja sieci komputerowej – tak, aby w ewidencji były uwzględnione wszystkie używane urządzenia końcowe i programy.
To nie tylko kwestia wymogów prawnych. Inwentaryzacja komputerów to konieczność również z powodów pragmatycznych związanych z optymalizacją wykorzystania tych zasobów. Zaniedbanie tej sfery może doprowadzić np. do:
- powstania zbędnych wydatków, które niepotrzebnie obciążą budżet organizacji,
- braków sprzętowych – gdy np. okaże się, że licencja na kluczowy software wygasła, a nieserwisowany serwer odmówił posłuszeństwa,
- nadmiernego pobierania sprzętu przez pracowników, mimo że nie ma na to realnego zapotrzebowania,
- problemów z ustaleniem, w jaki sposób są używane urządzenia IT , które znajdują się w zasobach Twojej firmy.
Dlatego coraz więcej firm inwestuje w systemy typu ITSM przeznaczone do inwentaryzacji sprzętu i oprogramowania, czyli oprogramowanie asset management.
Inwentaryzacja IT, czyli jak wygląda profesjonalny asset management
Wybranie dobrego systemu umożliwiającego inwentaryzację sieci komputerowej pozwala znacznie lepiej i świadomiej wykorzystać zasoby firmowe. Takie oprogramowanie daje szansę na pełną integrację informacji dotyczących sprzętu używanego przez pracowników z ewidencją składników majątku firmy.
W ramach systemu asset management można oczekiwać m.in.:
- automatycznej inwentaryzacji komputera, a zatem odczytania jego konfiguracji sprzętowej i oprogramowania oraz możliwość kontroli,
- bieżącego aktualizowania rejestru zasobów IT firmy – tak, aby osoba zarządzająca nimi miała stały dostęp do informacji,
- możliwości ewidencjonowania innych aktywów firmy – np. urządzeń medycznych czy wyposażenia linii produkcyjnej,
- powiązywania ze sobą wybranych zasobów za pomocą relacji – tak, aby można było je precyzyjnie przypisać do poszczególnych kategorii,
- sprawnego przyjmowania zgłoszeń – zarówno dotyczących zapotrzebowania pracowników na dane zasoby, jak i tych serwisowych oraz śledzenia ich statusu, aż do momentu likwidacji danego zasobu,
- klarownych i przejrzystych statystyk i raportów, które pozwalają managerom nie tylko wykonać inwentaryzację sieci komputerowej, ale i podejmować świadome decyzje dotyczące kolejnych inwestycji i zwiększania zasobów IT firmy.
Dzięki funkcjonalnościom, jakie daje oprogramowanie asset management, jest ono coraz powszechniej wykorzystywane nie tylko do inwentaryzacji komputerów, ale i oprogramowania.
Jak wybrać oprogramowanie do inwentaryzacji sprzętu i oprogramowania?
Znalezienie dobrego systemu ITSM do inwentaryzowania IT wymaga precyzyjnego określenia potrzeb własnej organizacji i zestawienia ich z funkcjonalnością poszczególnych rozwiązań i narzędzi. Dlatego decyzję warto podjąć po konsultacji z ekspertami i przetestowaniu wersji demo we własnym środowisku. Taką możliwość daje np. OXARI – system stworzony przez specjalistów, którzy od ponad 20 lat rozwijającą systemy dla zespołów IT, w skład którego wchodzi między innymi zaawansowany moduł oprogramowania Serivce Desk optymalizujacego proces obsługi zgłoszeń czy system MDM, który umożliwia zdalne zarządzanie urządzeniami mobilnymi.