Jednostki sektora publicznego mają obowiązek rejestrowania wszystkich umów, których wartość przekracza 500 zł. Ma to na celu zapewnienie jawności ich wydatków. Co więcej, w nadchodzących latach ma powstać Centralny Rejestr Umów, z którym takie podmioty będą musiały zsynchronizować system zarządzania dokumentami. Jak się do tego przygotować?
Centralny Rejestr Umów – czym jest?
Centralny Rejestr Umów ma być bazą danych gromadzącą w jednym miejscu informacje o umowach zawieranych przez samorządy z całej Polski na kwotę powyżej 500 złotych. Ma być dostępny do wglądu w internecie, tak aby umożliwić każdemu zdobycie informacji, które go interesują. Do Centralnego Rejestru Umów mają trafiać wszystkie dokumenty podlegające udostępnieniu na podstawie Ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej. Zgodnie z założeniami mają się w nim znaleźć informacje wszystkich o umowach zawartych w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej lub innej formie szczegółowej, w których wartość przedmiotu umowy przekracza 500 zł.
Znowelizowana ustawa z dnia 9 czerwca 2022 r. nakłada obowiązek rejestracji umów na jednostki sektora finansów publicznych oraz jednostki samorządu terytorialnego.
Ewidencja umów cywilno-prawnych – jak ma wyglądać?
Informacje zamieszczane w Centralnym Rejestrze Umów będą dotyczyć tych dokumentów, które podlegają udostępnieniu na podstawie ustawy, czyli na przykład umów zlecenia, umów o pracę, umów na wykonanie inwestycji, zamówień posiłków (jeżeli kwota umowy przekracza 500 zł).
System zarządzania dokumentami ma zawierać następujące dane:
- numer umowy,
- data i miejsce zawarcia umowy,
- okres obowiązywania umowy,
- strony umowy,
- przedmiot umowy,
- wartość przedmiotu umowy,
- informacje o źródłach i wysokości współfinansowania przedmiotu umowy.
Jednostki publiczne mają obowiązek aktualizowania danych w ewidencji umów cywilno-prawnych, jeśli nastąpią w nich zmiany lub umowy:
- zostaną rozwiązane za zgodą stron,
- zostaną wypowiedziane,
- wygasną,
- strony od nich odstąpią.
Urzędników czeka zatem wiele pracy związanej z obsługą systemu zarządzania dokumentami.
Jakie terminy są przewidziane w związku z Centralnym Rejestrem Umów?
W Centralnym Rejestrze Umów mają się znaleźć informacje o umowach zawartych od 1 stycznia 2022. Oznacza to, że samorządy powinny od początku 2022 r. zbierać informacje, które następnie zostaną wprowadzone do systemu. Nowe umowy trzeba będzie rejestrować niezwłocznie, czyli nie później niż 14 dni od daty zawarcia lub zaistnienia okoliczności zmiany czy wygaśnięcia.
Wstępnie uruchomienie Centralnego Rejestru Umów planowano na 1 stycznia 2024 r. Obecnie, po nowelizacji ustawy, termin ten przesunięto na 1 stycznia 2026 r. Urzędnicy mają zatem więcej czasu na przygotowanie się do zmian, a przede wszystkim do synchronizacji rejestrów umów z państwową bazą. Warto jednak pomyśleć o tym już teraz. Do Centralnego Rejestru Umów mają trafić również starsze dokumenty, dlatego trzeba je zbierać i archiwizować już dziś, aby w przyszłości móc spełnić ustawowy obowiązek ewidencji umów cywilno-prawnych.
Synchronizacja rejestru umów – dlaczego jest tak istotna?
Jednym z wymogów mającej wejść w życie ustawy jest synchronizacja rejestrów umów z Centralnym Rejestrem Umów. Aby móc to robić, należy wdrożyć odpowiedni system zarządzania dokumentami. Centralny Rejestr Umów od OXARI jest narzędziem, które zostało stworzone jako odpowiedź na zmianę w przepisach. Jego ważnym atutem jest to, że może zostać dostosowany do indywidualnych potrzeb danej instytucji.
Główną funkcjonalnością systemu zarządzania dokumentami od OXARI jest rejestracja umów zawieranych z kontrahentami i osobami fizycznymi w formie pisemnej, elektronicznej, dokumentowej lub innej formie szczególnej (czyli zgodnie z wymogami ustawy). Ewidencja umów cywilno-prawnych prowadzona za pomocą tego narzędzia automatycznie synchronizuje się z Krajowym Rejestrem Umów. Dzięki temu urząd może spełnić ustawowe wymagania, a także zapewnić personelowi większą wygodę i oszczędność czasu.
System OXARI do ewidencji umów cywilno-prawnych ma wiele przydatnych funkcjonalności, które ułatwiają gromadzenie i archiwizowanie dokumentów we właściwy i sprawny sposób. Do każdego wpisu w ewidencji umów OXARI Centralny Rejestr Umów jest dołączana informacja o:
- dacie zawarcia umowy,
- rodzaju umowy,
- opiekunie umowy.
Oprócz tego narzędzie umożliwia załączenie skanu dokumentu, dzięki czemu urząd ma szczegółowy wgląd w prowadzony rejestr umów. System ma także wbudowany mechanizm pobierający dane rejestrowe kontrahentów z bazy GUS. Ważną zaletą jest także możliwość definiowania osób i ich ról. Każdy z wydziałów urzędu może wyznaczyć pracownika odpowiedzialnego za umowy zawarte w ewidencji umów cywilno-prawnych. Dana osoba ma dostęp tylko do wybranego obszaru, za który jest odpowiedzialna.
Do wprowadzenia ustawy o Centralnym Rejestrze Umów warto się przygotować już dzisiaj, choć obowiązek synchronizacji z państwową bazą wejdzie w życie dopiero za jakiś czas. Trzeba mieć na uwadze to, że w rejestrze będą się musiały znaleźć także starsze umowy – dlatego już teraz należy zadbać o ich właściwe archiwizowanie.
Polecamy także zapoznanie się z naszym innym modułem – CMDB, będącym centralną bazą konfiguracji w organizacji i wspierającym inne obszary zarządzania.