System ewidencji umów cywilnoprawnych – na czym to polega?

Jednostki sektora publicznego są zobowiązane do ujawniania informacji o umowach w formie Centralnego Rejestru Umów. Wynika to z treści ustawy, która została wprowadzona w 2021 roku, a zacznie obowiązywać pełnym wymiarze na początku 2024 roku. Warto już dziś dobrze się przygotować na tę zmianę. Co warto wiedzieć?

Ustawa o Centralnym Rejestrze Umów

Obowiązkowa ewidencja umów cywilnoprawnych pierwotnie miała wejść w życie 1 lipca 2022 r. Zgodnie z nowelizacją ustawy wszystkie jednostki samorządu terytorialnego miały zostać zobowiązane do zamieszczania danych w prowadzonym przez Ministra Finansów rejestrze umów zawartych od 1 stycznia 2022 r.

Kolejna zmiana sprawiła jednak, że w bazie mają się znaleźć dane umów zawartych od 1 stycznia 2024 r., przy czym wprowadzane informacje mają dotyczyć zarówno tych zawartych w formie pisemnej, jak i elektronicznej. Centralny Rejestr Umów ma jednak obejmować tylko te dokumenty, w których wartość przedmiotu przekracza 500 zł.

Jednostki samorządowe zyskały nieco więcej czasu na przygotowanie się do zmiany, jednak stoi przed nimi niełatwe zadanie – muszą bowiem zdecydować, w jakim systemie zarządzania dokumentami będą pracować i jak poradzą sobie z nowymi obowiązkami formalnymi. Rejestrowanie dużej liczby pism jest czasochłonne, a ponadto wymaga precyzji.

Aby ułatwić instytucji spełnienie nowych wymogów ustawy, warto rozważyć wdrożenie systemu, który pozwoli usprawnić tę procedurę. Jest to na przykład Centralny Rejestr Umów od OXARI, który został zaprojektowany w odpowiedzi na mające nastąpić zmiany przepisów. Jest z nimi w pełni zgodny i pozwala spełnić obowiązek ustawowy, a do tego zrobić to wygodnie i sprawnie. Dużą zaletą tego programu jest synchronizacja rejestrów umów z centralną bazą, dzięki czemu wiele czynności może zostać zautomatyzowanych.

Jakie dane mają się znaleźć w ewidencji umów cywilnoprawnych?

Ustawa o Centralnym Rejestrze Umów dokładnie określa, jakie umowy i informacje mają zamieszczać w bazie samorządy. Zgodnie z art. 34a ust. 3 Ustawy o Finansach Publicznych (t.j. Dz.U. z roku 2022 poz. 1634 ze zm.) dotyczą one tych dokumentów, które mogą podlegać udostępnieniu na podstawie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

Urzędników z pewnością jednak bardziej interesują konkrety, czyli to, jakie dane należy wpisywać do ewidencji umów cywilnoprawnych. Zgodnie z przepisami w systemie zarządzania dokumentami należy zawierać następujące informacje:

• okres obowiązywania umowy,
• miejsce i datę jej zawarcia,
• dane zamawiającego,
• wykonawcę,
• przedmiot umowy,
• wartość umowy netto,
• numer dokumentu.

Decydując się na wdrożenie systemu zarządzania dokumentami, który został opracowany w zgodzie z obowiązującymi przepisami, urzędnicy mają pewność, że wszystkie informacje trafią do Centralnego Rejestru Umów. Dzięki temu będą mogli zadbać o to, by działać zgodnie z prawem, a dodatkowo mogą to robić wygodniej niż w przypadku zastosowania innych metod.

Szczególnie ważną funkcjonalnością jest synchronizacja rejestru umów cywilno-prawnych z ogólnokrajową bazą.

Jakie zmiany w umowach podlegają rejestrowaniu?

Co ważne, obowiązek udostępniania danych w ewidencji umów cywilnoprawnych dotyczy nie tylko ich zawierania, ale także wszelkich istotnych zmian dotyczących ich obowiązywania. W rejestrze należy zatem zawierać także dane o:

• rozwiązaniu umowy za zgodą stron,
• odstąpieniu od umowy,
• wypowiedzeniu umowy,
• wygaśnięciu umowy.

Ponadto warto zadbać o to, by Centralny Rejestr Umów miał dostęp do załączników, czyli skanów konkretnych dokumentów – profesjonalne systemy do zarządzania dokumentami oferują taką funkcjonalność. Jest ona bardzo przydatna, ponieważ eliminuje konieczność samodzielnego odszukiwania poszczególnych umów i ich przesyłania, jeśli zaszłaby potrzeba wglądu do dokumentacji.

Jednostki samorządu terytorialnego powinny się dobrze przygotować do mających wejść w życie zmian. Warto zawczasu zaopatrzyć się w profesjonalne narzędzia, które usprawnią pracę urzędu.