Znowelizowana ustawa z 9 czerwca 2022 nakłada na sektor finansów publicznych oraz jednostki samorządu terytorialnego obowiązek rejestracji umów. Wdrożenie specjalnego narzędzia służącego do zarządzania tym procesem pozwala takim podmiotom spełnić wymogi prawne. Na czym to polega i jak prowadzić zapisy, aby nie narazić się na problemy?
Centralny Rejestr Umów – czym jest?
O tym, czym dokładnie jest Centralny Rejestr Umów i jakie związane z nim obowiązki mają organizacje z sektora finansów publicznych i jednostki samorządu terytorialnego, można przeczytać w Dzienniku Ustaw 2021 R. POZ. 2054.
W Centralnym Rejestrze Umów miały się znaleźć informacje o umowach zawartych od 1 stycznia 2022, ale obecnie przesunięto ten termin na 1 stycznia 2024 roku. Oznacza to, że samorządy powinny zbierać dane o zawieranych przez nie umowach oraz wprowadzać je do systemu. Aby usprawnić ten proces i sprostać wymogom ustawy, warto wdrożyć narzędzie, które pozwoli synchronizować zbierane dokumenty z Krajowym Rejestrem Umów. Można je znaleźć między innymi w ofercie OXARI.
Takie programy, w formie systemu zarządzania dokumentami, są przygotowane zgodnie z obowiązującymi przepisami. Wykorzystując je, ma się więc pewność, że jednostka spełnia wymogi prawne nakładane na nią przez ustawę.
Jaki jest cel wprowadzenie Centralnego Rejestru Umów?
Powołanie Centralnego Rejestru Umów ma poprawić dostępność informacji o zawieranych umowach. Dzięki niemu urzędy mogą porównywać wydatki różnych instytucji ponoszone na podobne cele. Natomiast obywatele mogą sprawdzić, jakie kwoty są przeznaczane na instytucje publiczne i na co dokładnie wydawane są pieniądze. Zadaniem Centralnego Rejestru Umów jest więc wprowadzenie przejrzystości do działania podmiotów publicznych i zminimalizowanie ryzyka zachodzenia nieprawidłowości.
W systemie mają się znaleźć informacje o wszystkich umowach zawieranych przez samorządy z całej Polski na kwotę powyżej 500 złotych. To dość duża zmiana, do której instytucje muszą się odpowiednio przygotować. Niezbędne jest więc wdrożenie synchronizacji rejestru umów z krajową bazą. Najlepiej wykorzystać w tym celu odpowiedni program, który pozwoli na automatyzację tego procesu.
System zarządzania dokumentami – jakie dane muszą się w nim znaleźć?
Informacje zamieszczane w Centralnym Rejestrze Umów mają dotyczyć dokumentów podlegających udostępnieniu na podstawie ustawy o dostępie do informacji publicznej. Są to między innymi:
- umowy zlecenia,
- umowy o pracę,
- umowy na wykonanie inwestycji,
- zamówienia pożywienia (jeżeli kwota przekracza 500 zł).
W systemie zarządzania dokumentami muszą być zamieszczane następujące dane:
- numer umowy,
- data i miejsce zawarcia umowy,
- okres jej obowiązywania,
- strony umowy,
- przedmiot umowy,
- wartość przedmiotu umowy,
- informacje o źródłach i wysokości współfinansowania przedmiotu umowy.
Co więcej, takie dane trzeba stale aktualizować. Jeśli umowy wygasną, zostaną rozwiązane za zgodą stron czy nastąpią w nich zmiany, w rejestrze musi się znaleźć odpowiednia adnotacja. Co ważne, informacje w Centralnym Rejestrze Umów należy zamieszczać niezwłocznie, czyli nie później niż 14 dni od daty zawarcia umowy lub wprowadzenia zmian.
Jak usprawnić działanie systemu zarządzania dokumentami?
Zapisy ustawy o Centralnym Rejestrze Umów nakładają na instytucje nowe obowiązki. Zarządzanie dużą liczbą dokumentów nie jest łatwym zadaniem, a wprowadzanie adnotacji o wszelkich zmianach wymaga dużych nakładów czasu. Warto więc wdrożyć synchronizację rejestru umów z krajową bazą, aby informacje o umowach aktualizowały się na bieżąco.
Dobrym rozwiązaniem dla sektora finansów publicznych jest wykorzystywanie systemu zarządzania dokumentami w formie programu stworzonego zgodnie z wymogami zawartymi w ustawie. Takie narzędzie pozwala na gromadzenie i przetwarzanie wszystkich danych, które są potrzebne do spełnienia obowiązku ustawowego. Ważną funkcjonalnością jest synchronizacja się z Krajowym Rejestrem Umów. W takim programie do konkretnego wpisu można załączyć również skan dokumentu. Dzięki temu urząd państwowy ma szczegółowy wgląd w prowadzone rejestry. Dodatkowo profesjonalny system do zarządzania dokumentami ma wbudowany mechanizm pobierający dane rejestrowe kontrahentów z bazy GUS. Jest to więc narzędzie, które zdecydowanie usprawnia pracę instytucji i pozwala jej działać w pełni zgodnie z przepisami.