Ewidencja umów cywilno-prawnych jest obowiązkowa dla jednostek samorządu terytorialnego oraz firm z sektora finansów publicznych. Aby spełnić wymogi ustawy, warto wdrożyć system zarządzania dokumentami, który pozwoli na ich efektywne gromadzenie i przetwarzanie. Centralny Rejestr Umów daje Ci pewność, że Twoja organizacja działa zgodnie z przepisami. Dodatkowo zapewniasz sobie wygodę i zyskujesz stały i łatwy dostęp do prowadzonego rejestru. Sprawdź, dlaczego skorzystanie z systemu zarządzania dokumentami jest dobrym rozwiązaniem.
Ewidencjonowanie umów cywilno-prawnych – dlaczego jest koniecznością?
Obowiązek ewidencji umów cywilno-prawnych wprowadziły znowelizowane przepisy z dnia 1 lipca 2022 r. Zgodnie z nimi informacje w rejestrze umów prowadzonym przez Ministra Finansów należy zamieszczać bez zbędnej zwłoki. W praktyce oznacza to, że muszą się tam znaleźć nie później niż 14 dni od daty zawarcia umowy. W ewidencji umów cywilno-prawnych powinny się znaleźć następujące dane o umowach:
- numer,
- data i miejsce zawarcia,
- okres obowiązywania,
- oznaczenie stron,
- określenie przedmiotu,
- wartość przedmiotu,
- tryb zawarcia.
Zgodnie z przepisami rejestr mają prowadzić kierownicy jednostek sektora publicznego. Należą do nich między innymi:
- jednostki samorządu terytorialnego oraz ich związki,
- uczelnie publiczne,
- jednostki budżetowe,
- państwowe i samorządowe instytucje kultury,
- samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej,
- instytucje gospodarki budżetowej.
Jeśli zarządzasz jedną z wymienionych instytucji, warto się zastanowić, jak wdrożyć ten obowiązek w praktyce. Dobrze dobrany system, który pozwala na zautomatyzowanie zarządzania dokumentami oraz synchronizację rejestrów umów z rejestrem Ministerstwa Finansów, daje ogromną wygodę. Ponadto gwarantuje, że jednostka spełnia wymogi ustawy i nie naraża się na konsekwencję prawne.
Warto mieć świadomość, że kary za niedopełnienie obowiązku prowadzenia ewidencji umów cywilno-prawnych mogą być bardzo wysokie – bywają to nawet wysokie grzywny lub kary pozbawienia wolności. To kolejny powód, aby jak najszybciej rozważyć wdrożenie systemu zarządzania dokumentami.
Centralny Rejestr Umów od OXARI – jak to działa?
OXARI Centralny Rejestr Umów to narzędzie, które pozwoli spełnić obowiązek ustawowy. Ustawodawca nie narzuca formy prowadzenia rejestru, jednak warto zadbać o to, by jego obsługa była prosta, intuicyjna i szybka. Dobrze dobrany system zarządzania dokumentami przekłada się na sprawne działanie całej instytucji. Dlatego trzeba wybrać narzędzie, które może być dostosowane do indywidualnych potrzeb i specyfiki działania danej instytucji.
OXARI Centralny Rejestr Umów umożliwia rejestrację umów zawieranych przez urząd z kontrahentami i osobami fizycznymi. Można go zsynchronizować z Krajowym Rejestrem Umów. Narzędzie stanowi odpowiedź na ustawę z dnia 14 października 2021 r. o zmianie ustawy. System ma wbudowany mechanizm, który pozwala na pobieranie danych rejestrowych kontrahentów z bazy GUS. Jego użytkowanie jest więc bardzo wygodne. Znacząco ułatwia i przyspiesza wykonywanie rutynowych czynności, takich jak wprowadzanie dokumentów do rejestru.
Synchronizacja z rejestrem umów prowadzonym przez Ministra Finansów daje z kolei pewność, że każdy dokument zostanie przekazany do bazy w przewidzianym terminie (zgodnie z przepisami jest to 14 dni).
Narzędzie do ewidencji umów cywilno-prawnych – dlaczego warto?
Choć ustawodawca nie wymaga od instytucji prowadzenia ewidencji umów cywilno-prawnych w konkretnej formie, warto zadbać o to, by rejestr działał prawidłowo i nie zaburzał pracy organizacji. Specjalne narzędzia przewidziane do obsługi tego procesu mogą okazać się bardzo pomocne. Centralny Rejestr Umów OXARI wyróżnia się na ich tle intuicyjną obsługą i łatwym wdrażaniem. Jego ważną zaletą jest również możliwość dopasowania funkcjonalności systemu do specyfiki działania danej jednostki.