W środowisku szpitalnym każdy błąd i opóźnienie mogą mieć poważne konsekwencje. Niewłaściwe zarządzanie infrastrukturą IT i sprzętem medycznym stwarza ryzyko przerw w dostępie do kluczowych zasobów. Jeden z naszych klientów, jakim jest szpital wojewódzki, związku z dynamicznym rozwojem, potrzebował narzędzia, które pozwoliłoby systemowo zarządzać tymi procesami.

Charakterystyka placówki i środowiska IT

Szpital ten jest nowoczesną placówką medyczną, która udziela świadczeń zdrowotnych w ramach stacjonarnych i całodobowych świadczeń szpitalnych, w ramach ambulatoryjnej opieki specjalistycznej, świadczeń podstawowej opieki zdrowotnej oraz nocnej i świątecznej opieki zdrowotnej.

Szpital posiada w swojej strukturze 12 oddziałów, Izbę Przyjęć, Blok operacyjny, Zakład Diagnostyki Laboratoryjnej i Mikrobiologicznej, Zakład Diagnostyki Obrazowej z pracownią Tomografii Komputerowej, Rezonansu Magnetycznego, Densytometrii, Mammografii RTG, USG, Zakład Patomorfologii, Zakład Rehabilitacji, Aptekę Szpitalną, Centralną Sterylizatornię oraz poradnie specjalistyczne. Wysoką jakość świadczonych usług potwierdzają liczne wyróżnienia i certyfikaty.

Taki zakres działalności oznacza ogromne zapotrzebowanie na sprawną infrastrukturę IT, ponieważ systemy informatyczne i urządzenia medyczne są kluczowe dla bezpieczeństwa pacjentów i ciągłości pracy szpitala.

Rosnąca liczba zgłoszeń, rozproszona infrastruktura i brak systemowego zarządzania

W miarę rozwoju szpitala, wzrostu zatrudnienia i rozbudowy infrastruktury, dział IT stanął przed poważnymi wyzwaniami. Rosnąca liczba zgłoszeń, brak narzędzi do ich systemowego przyjmowania i nadzorowania, a także trudności z ewidencją sprzętu, zaczęły znacząco wpływać na jakość wsparcia technicznego. Problemy obejmowały zarówno obszar IT oraz specjalistyczne urządzenia medyczne. Brak centralnego systemu zarządzania rodził ryzyko awarii kluczowych usług, utraty danych oraz zakłóceń w ciągłości działania szpitala.

Dział IT zmagał się z:

  • chaosem w zgłoszeniach – brakowało narzędzia do sprawnego przyjmowania, realizacji i monitorowania rosnącej liczby zgłoszeń,
  • problematyczną inwentaryzacją – rozproszenie jednostek i sprzętu utrudniało ewidencję zasobów IT oraz aparatury medycznej,
  • ryzykiem braku ciągłości działania – brak centralnego nadzoru nad infrastrukturą IT zwiększał ryzyko awarii, utraty dostępności systemów i potencjalnego wycieku danych.

W odpowiedzi na te problemy, Szpital zdecydował się wdrożyć platformę OXARI oraz ITManagera, początkowo jako narzędzie do obsługi procesów w dziale IT i helpdesku. Szybko jednak zauważono, że możliwości systemu mogą znacząco usprawnić działania również innych obszarów.

Co dało wdrożenie platformy OXARI?

Wdrożenie platformy OXARI umożliwiło uporządkowanie kluczowych procesów oraz wsparcie zarządzania nie tylko w obszarze IT, ale także w działach technicznym i administracyjnym. Po analizie potrzeb, szpital uruchomił zestaw modułów systemu, które szybko przełożyły się na poprawę jakości pracy i bezpieczeństwa operacyjnego placówki.

Na początku, koncentrując się na usprawnieniu pracy działu IT, wdrożono kluczowe moduły, które przyniosły natychmiastowe efekty:

  • ServiceDesk – znacząco poprawił obsługę zgłoszeń. Umożliwia ich rejestrację, przypisywanie do odpowiednich pracowników oraz monitorowanie statusów. Zespół IT zyskał także dostęp do funkcji raportowania i analizy danych, co ułatwia planowanie działań i podejmowanie decyzji na podstawie rzeczywistych trendów.
  • Asset Management – zapewnił pełną kontrolę nad aktywami szpitala. Umożliwił optymalizację zasobów, lepsze zarządzanie cyklem życia sprzętu i zauważalne ograniczenie kosztów operacyjnych.
  • Baza CMDB – dała kompleksowy wgląd w stan urządzeń i usług. Wprowadzenie tego modułu zwiększyło bezpieczeństwo systemów, ułatwiło kontrolę nad zmianami i poprawiło efektywność operacyjną całej organizacji.

Po skutecznym usprawnieniu procesów w dziale IT, szpital zaczął wykorzystywać potencjał platformy OXARI do obsługi szerszych procesów szpitalnych. Wdrożenie objęło również:

Zarządzanie sprzętem medycznym w dziale Technicznym, gdzie system umożliwił sprawne zarządzanie aparaturą medyczną, planowanie przeglądów, kontrolę cyklu życia i licencji urządzeń, a także precyzyjną inwentaryzację.

Zarządzanie wnioskami administracyjnymi, co usprawniło obieg dokumentów i wniosków, zwiększając efektywność pracy administracji.

Rezultaty wdrożenia OXARI w placówce szpitalnej

Dzięki systemowemu podejściu, szpital zyskał narzędzie do zarządzania IT oraz kompleksową platformę wspierającą poprawę procesów w całej placówce. Wdrożenie systemu OXARI stało się punktem wyjścia do skuteczniejszego zarządzania zgłoszeniami użytkowników, optymalizacji posiadanych zasobów, zwiększenia efektywności operacyjnej oraz poprawy bezpieczeństwa systemów. Ma to szczególne znaczenie w środowisku medycznym, gdzie niezawodność infrastruktury bezpośrednio wpływa na bezpieczeństwo pacjentów.

Potwierdza to, że narzędzia klasy ITSM mogą wspierać szpitale i znacząco podnosić jakość działań operacyjnych i poziom bezpieczeństwa w placówkach medycznych.