Systemowe zarządzanie zgłoszeniami polega na wdrożeniu narzędzi, które umożliwiają sygnalistom anonimowe przekazywanie informacji o nieprawidłowościach w organizacji. Sygnalistą może zostać każdy, kto zauważył niewłaściwe praktyki stosowane w instytucji i chce o nich poinformować. Do obowiązków pracodawcy należy przyjęcie zawiadomienia i zapewnienie zgłaszającemu ochrony. Profesjonalne systemy do obsługi zgłoszeń stanowią najlepszy sposób na spełnienie tego wymogu.
Kim jest sygnalista?
Sygnalista jest osobą (najczęściej pracownikiem danej organizacji, choć nie jest to warunek konieczny), która zauważyła nieprawidłowości w funkcjonowaniu firmy i chce je zgłosić. Problemy mogą dotyczyć wielu różnych aspektów – na przykład być związane z naruszeniem standardów etycznych w firmie, łamaniem prawa lub wykorzystywaniem luk prawnych.
Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów naruszenia, które mogą być przez nich zgłaszane:
- są niezgodne z aktami UE,
- są niezgodne z prawem krajowym,
- mają na celu obejście prawa.
Zakres takich nieprawidłowości jest więc bardzo szeroki. Proces anonimowego zgłaszania naruszeń wdrożony w firmie ma na celu umożliwienie wszystkim osobom poinformowanie odpowiedniego organu organizacji o tym, że dzieje się coś niewłaściwego. Mogą to zrobić, zanim podejmą bardziej radykalne kroki, czyli na przykład zgłoszą sprawę na policję czy poinformują o niej media.
Jakie wymagania musi spełniać sygnalista?
Sygnalistą może zostać wyłącznie osoba, która ma dowody potwierdzające nieprawidłowości zachodzące w organizacji. Zgłoszenie musi być zatem udokumentowane, a nie może być podparte jedynie podejrzeniem czy przeczuciem. Sygnalista, który korzysta z procesu anonimowego zarządzania zgłoszeniami, musi też wykazać uzasadnioną chęć do podjęcia kroków, które mają na celu wyeliminowanie nieprawidłowości w przyszłości. Kolejną zasadą jest to, że osoba zgłaszająca nieprawidłowość, która leży w sprzeczności z zasadami firmy lub prawem, musi wykonać to w dobrej wierze, a nie z chęci zemsty czy w celu zakłócenia działania organizacji.
Tak brzmi teoria na temat anonimowego zgłaszania naruszeń. W praktyce pracodawca nie ma wpływu na to, z jakich pobudek pracownicy będą korzystać z systemu do obsługi zgłoszeń. Mimo tego umożliwienie sygnalistom informowania o nieprawidłowościach jest jego obowiązkiem i musi się z niego wywiązać.
System do obsługi zgłoszeń sygnalistów – dlaczego jego wdrożenie jest przydatne?
Dzięki systemowi do obsługi naruszeń dla sygnalistów zarząd organizacji ma szansę zareagować, czyli podjąć odpowiednie kroki mające na celu wyjaśnienie sytuacji lub jej przerwanie, jeśli zachodzi taka konieczność. Wdrożenie specjalnego systemu do obsługi zgłoszeń, takiego jak program Sygnalista od OXARI, przynosi więc pracodawcy sporo korzyści. Przede wszystkim dzięki takiemu narzędziu może on dowiedzieć się „z pierwszej ręki” o tym, co dzieje się w firmie.
Ponadto system do obsługi zgłoszeń daje pracownikom możliwość skorzystania z kanału do przekazywania wrażliwych informacji, zanim podejmą bardziej radykalne działania. Kolejną kwestią jest to, że zgodnie z prawem unijnym pracodawca ma prawny obowiązek zapewnić sygnalistom bezpieczeństwo. Chodzi głównie o ochronę ich danych osobowych, czyli zagwarantowanie anonimowości. Specjalne programy bazujące na system logach sprawdzają się w tej roli idealnie. Jedyny przypadek, w którym dane zgłaszającego mogą być ujawnione, to wejście zgłoszenia na drogę postępowania prawnego.
Sygnalista może powiadomić odpowiednie osoby o naruszeniach bez ujawniania swojej tożsamości. To sprawia, że nie ryzykuje narażenia się na „zemstę” współpracowników czy szefostwa, jeśli to właśnie ich dotyczy jego zgłoszenie.
Systemowe zarządzanie zgłoszeniami – na czym to polega?
Zapewnienie sygnaliście anonimowości, o której mowa w przepisach, wymusza na pracodawcy wprowadzenie odpowiednich rozwiązań systemowych. Powinny one umożliwiać przyjmowanie zgłoszeń bez konieczności podawania danych osobowych przez osobę, która informuje o naruszeniach. Właśnie dlatego bardzo dobrze sprawdza się tu narzędzie działające w oparciu o system log, czyli chronologiczny zapis zawierający informację o zdarzeniach i podejmowanych działaniach.
Jest to ważne, ponieważ pozwala na zachowanie anonimowości, a jednocześnie umożliwia utrzymanie ciągłości kontaktu z osobą zgłaszającą. Może to być konieczne na przykład w celu poproszenia jej o przesłanie dokumentów potwierdzających naruszenie.
Dlaczego warto wykorzystywać systemowe zarządzanie naruszeniami? Niesie to za sobą wiele korzyści.
- Wdrożenie systemu do obsługiwania zgłoszeń sygnalistów pozwala spełnić wymogi unijne oraz certyfikacji ISO 37002 w zakresie rejestracji, obsługi oraz terminu zakończenia postępowania.
- Nowoczesne programy zapewniają bezpieczeństwo danych dzięki wewnętrznemu szyfrowaniu kluczowych informacji oraz komunikacji z wykorzystaniem protokołu HTTPS.
- Systemy do obsługi zgłoszeń dają sygnaliście dostęp do informacji o aktualnym stanie zgłoszenia oraz stanowią bezpieczny kanał komunikacji.
- Takie narzędzia zapewniają pełną anonimowość, dlatego chronią osobę zgłaszającą.
Nowoczesne programy do zarządzania anonimowym zgłaszaniem naruszeń, oparte na działaniu system logów, to rozwiązanie dla każdej firmy, które chce działać zgodnie z przepisami. Są wygodne w obsłudze i dają możliwość szybkiego reagowania na zgłoszenia oraz pewność, że tożsamość sygnalistów jest właściwie chroniona.
