Firmy z branży IT na co dzień korzystają z ogromnych zasobów sprzętu informatycznego i oprogramowania w chmurze. Wiele urządzeń jest przekazywanych użytkownikowi, jednak wszystkie wymagają nadzoru i ewidencjonowania w ramach aktywów firmy. Aby ułatwić panowanie nad wszystkimi tymi zasobami, wybiera się różne narzędzia asset management. Dowiedz się, jak wygląda zarządzanie oprogramowaniem i sprzętem w firmie IT.
Czym jest asset management?
Asset management można przetłumaczyć na język polski jako zarządzanie zasobami. Natomiast w branży informatycznej chodzi konkretnie o zautomatyzowaną ewidencję zasobów IT w ramach jednego i spójnego systemu. To rozwiązanie, które umożliwia zintegrowanie informacji na temat sprzętu i oprogramowania wykorzystywanego w firmie, w tym przez pracowników.
Ta kwestia jest ważna nie tylko w dziedzinie świadomego zarządzania biznesem, ale przede
wszystkim – spełnienia wymogów prawnych dotyczących ewidencji majątku firmy. Warto przy tym podkreślić, że inwentaryzacja zasobów IT, zwłaszcza w dużej organizacji z rozbudowaną infrastrukturą jest wymagającym zadaniem. Dlatego współcześnie do jego realizowania wykorzystuje się specjalistyczne oprogramowanie asset management.
Ewidencja zasobów IT – dlaczego to takie ważne?
Lista zadań związanych z inwentaryzacją zasobów IT i zarządzaniem nimi jest długa. By móc wykonywać je poprawnie, jest konieczny stały dostęp do realnych danych, czyli aktualizowanych w czasie rzeczywistym. Tylko dzięki temu osoba zarządzająca oprogramowaniem i urządzeniami ma możliwość tak modelować i dostosowywać procesy związane z tym obszarem, aby:
- realnie usprawniać funkcjonowanie organizacji,
- zwiększyć kontrolę nad stanem i sposobem użytkowania zasobów IT – tak, aby zoptymalizować związane z tym koszty oraz podnieść poziom bezpieczeństwa,
- ułatwić firmie podejmowanie decyzji o kolejnych sprawach/postanowieniach strategicznych – np. o odnowieniu licencji na określone oprogramowanie lub znalezienie innego – lepszego narzędzia,
- móc prowadzić precyzyjną ewidencję zasobów IT dla potrzeb formalno-prawnych.
Dlatego jest konieczne wdrożenie automatycznej inwentaryzacji komputerów z wykorzystaniem nowoczesnego systemu – takiego, który pozwoli zintegrować zasoby firmy w jednym miejscu.
Automatyczna inwentaryzacja komputerów i ewidencja zasobów IT – podstawa to dobre oprogramowanie
By ułatwić sobie zarządzanie oprogramowaniem, można sięgnąć po systemy przeznaczone do tego celu np. z grupy asset management od OXARI. Takie systemy jak ten zapewniają pełne wsparcie – zarówno podczas tworzenia ewidencji zasobów, jak i zarządzania nimi – w tym np. automatyzacji formalności związanych z przekazaniem, zwrotem czy likwidacją danego zasobu.
Dzięki takiemu oprogramowaniu są możliwe:
- automatyczna inwentaryzacja komputerów i innych zasobów IT – tak, aby żadne urządzenie czy licencja na software nie zostały pominięte,
- sprawne rejestrowanie zgłoszeń serwisowych od użytkowników – ich kategoryzowanie tak, aby wsparcie techniczne zostało udzielone na właściwym poziomie, przez odpowiedni support,
- sprawny dostęp do wszystkich informacji o zasobach, w tym np. do konfiguracji sprzętowo-systemowej komputerów, co ułatwi np. zaplanowanie wymiany urządzenia lub wykonanie prac serwisowych,
- precyzyjny nadzór nad stanem infrastruktury IT, a co za tym idzie, wykrycie jej słabych punktów oraz ich efektywne wyeliminowanie (np. przez wymianę używanego sprzętu czy oprogramowania, które nie sprawdza się w swojej roli),
- analiza SLA, czyli monitorowanie standardu poziomu dostępności usług.
Jak wybrać system do zarządzania oprogramowaniem i sprzętem IT w firmie?
Na rynku jest dostępna określona liczba systemów typu asset management. Dlatego warto dokładnie przyjrzeć się oferowanym rozwiązaniom z obszaru ITSM. Istotne będą takie kwestie jak:
- automatyczna inwentaryzacja komputerów i innych zasobów w ramach systemu, w czasie rzeczywistym, z mechanizmem synchronizacji z katalogiem,
- intuicyjny dashboard dostępny w wersjach dla użytkownika, opiekuna i managera,
- możliwość samodzielnego tworzenia i definiowania atrybutów zasobów oraz własnych protokołów przekazania, zwrotu czy likwidacji zasobu,
- opcja modelowania dowolnego typu dokumentów, z możliwością definiowania odpowiedniej numeracji i właściwości opisujących,
- dostępność kreatora formularzy zgłoszeń,
- możliwość definiowania własnych widoków list zasobów IT np. z uwzględnieniem konfiguracji sprzętowo-systemowej komputerów,
- opcja automatycznej rejestracji zgłoszeń przez e-mail.
Takie możliwości daje m.in. system OXARI Asset Management. Aby lepiej poznać funkcjonowanie tego oprogramowania, można skorzystać z jego wersji demo. Jest dostępna bezpłatnie i daje możliwość przeprowadzenia testu we własnym środowisku. Kontakt z doradcami OXARI pozwoli również uzyskać niezobowiązującą wycenę systemu do zarządzania zasobami IT.
Natomiast o CMDB (centralna baza danych), która umożliwia utrzymywanie w jednym miejscu wszystkich informacji na temat infrastruktry IT w organizacji, dowiesz się więcej na OXARI CMBD.