Jak Koleje Małopolskie zautomatyzowały zarządzanie sprzętem IT i zgłoszeniami serwisowymi

Koleje Małopolskie wdrożyły platformę OXARI, by zapanować nad dynamicznie rosnącą liczbą zgłoszeń oraz ustrukturyzować proces inwentaryzacji. Dla organizacji posiadających rozbudowaną infrastrukturę IT to modelowy przykład tego, jak ułatwić sobie życie i oszczędzać czas.

Koleje Małopolskie

Koleje Małopolskie to polski przewoźnik multimodalny działający w sferze użyteczności publicznej. Spółka realizuje wojewódzkie i międzywojewódzkie przewozy pasażerskie w transporcie kolejowym, rozwijając nowoczesną komunikację kolejową w Małopolsce. Jej misją jest zwiększenie częstotliwości kursów, poprawa komfortu podróży, integracja transportu publicznego oraz dostosowanie infrastruktury do potrzeb osób o ograniczonej mobilności.

Wraz z dynamicznym rozwojem organizacji pojawiła się jednak konkretna potrzeba – uporządkowanie i centralizacja procesów IT. Rosnąca liczba zgłoszeń serwisowych, rozproszone zasoby i brak pełnej ewidencji zaczęły generować problemy, które mogły zagrozić płynności działania całej organizacji.

Dlaczego warto było postawić na zmianę? Naturalny krok w kierunku dojrzałości IT

Wraz z rozwojem działalności Kolei Małopolskich rosła także złożoność ich środowiska technologicznego. Coraz większa liczba urządzeń, użytkowników i procesów sprawiała, że dotychczasowe, dobrze działające rozwiązania stopniowo przestawały wystarczać.

Zespół IT potrzebował narzędzi, które będą skalowalne i pozwolą działać szybciej, skuteczniej i z większą precyzją – zwłaszcza w obszarach, które nabierały strategicznego znaczenia dla całej organizacji. Kluczowe było uporządkowanie zasobów, zapewnienie sprawnej obsługi zgłoszeń i umożliwienie zdalnego wsparcia pracowników, niezależnie od lokalizacji.

Zamiast czekać na moment kryzysowy, Koleje Małopolskie zdecydowały się działać proaktywnie – wdrażając rozwiązania, które nie tylko usprawniły bieżącą pracę, ale także przygotowały organizację na dalszy rozwój.

Trzy główne obszary, które zyskały priorytet w transformacji, to:

• Zarządzanie zasobami IT – czyli konieczność uporządkowania i monitorowania coraz większej liczby urządzeń oraz licencji. Wprowadzenie spójnego systemu umożliwiło bieżący wgląd w stan posiadania, lepsze planowanie zakupów i minimalizację ryzyka związanego z niekompletną ewidencją.
• Obsługa zgłoszeń serwisowych – rozumiana jako potrzeba zapewnienia szybkiej, uporządkowanej komunikacji między użytkownikami a działem IT. Dzięki wdrożeniu systemu Service Desk cały proces – od zgłoszenia po rozwiązanie – został ustandaryzowany, co skróciło czas reakcji i zwiększyło komfort pracy.
• Zdalne wsparcie dla rozproszonego zespołu – czyli odpowiedź na wyzwania związane z mobilnym charakterem pracy i geograficznym rozproszeniem użytkowników. Nowe rozwiązania umożliwiły skuteczną pomoc techniczną na odległość, bez konieczności fizycznej obecności specjalistów w każdej lokalizacji.

Jak przebiegało wdrożenie?

Po dokładnej analizie potrzeb Kolei Małopolskich zapadła decyzja o wdrożeniu platformy OXARI – rozwiązania, które łączy w sobie elastyczność, skalowalność i dopasowanie do realnych wyzwań działu IT. Kluczem do sukcesu było nie tylko dobranie odpowiednich modułów, ale też przemyślana kolejność działań i bliska współpraca zespołów projektowych.

Proces został podzielony na etapy, które odpowiadały na najpilniejsze potrzeby organizacji:

Rozpoczęcie od najważniejszych modułów – pierwszym krokiem było uruchomienie Service Desk oraz Asset Management, które od razu przyniosły zauważalną poprawę w zarządzaniu zgłoszeniami i zasobami. Dział IT zyskał narzędzia do bieżącej kontroli, a użytkownicy przejrzystą ścieżkę zgłaszania problemów.

Wzmocnienie infrastruktury informacyjnej – kolejnym etapem było wdrożenie CMDB, który umożliwił stworzenie centralnej bazy wiedzy o infrastrukturze IT, jej elementach i wzajemnych powiązaniach. To znacznie zwiększyło możliwości planowania, diagnozowania i optymalizacji.

Automatyzacja procesów wewnętrznych – platforma została rozbudowana o moduł Workflow, który pozwolił na uporządkowanie i przyspieszenie wewnętrznych procedur, takich jak wnioski zakupowe, akceptacje dostępu czy inne formalne ścieżki.

Szkolenia użytkowników – równolegle z wdrożeniem prowadzono szkolenia dla zespołu IT. Pozwoliło to na sprawne wdrożenie nowych funkcji w codziennej pracy i ograniczyło liczbę problemów typowych dla okresu przejściowego.

Jakie rezultaty przyniosło wdrożenie OXARI?

Wprowadzenie jednego, spójnego systemu zarządzania IT objęło zarówno infrastrukturę, jak i komunikację z użytkownikami, a to przyniosło korzyści w codziennym funkcjonowaniu organizacji:

Większą efektywność operacyjną – dzięki automatyzacji procesów IT i zarządzaniu zasobami z poziomu modułów Asset Management i CMDB. Dział IT uzyskał pełen obraz infrastruktury oraz uprościł bieżące działania.

Szybsze i bardziej przewidywalne rozwiązywanie zgłoszeń – możliwe dzięki centralizacji komunikacji i integracji Service Desk z Bazą Wiedzy. Użytkownicy otrzymują pomoc szybciej, a zespół IT ma jasną ścieżkę działania i pełną historię zgłoszeń.

Bezpieczne zarządzanie oprogramowaniem – wdrożenie ewidencji licencji zminimalizowało ryzyko prawne i finansowe, eliminując problemy związane z nielegalnym oprogramowaniem.

Lepsza przejrzystość i raportowanie – dane dostępne w jednym miejscu pozwalają łatwiej analizować obciążenia, planować inwestycje i raportować działania IT wobec organizacji.

Chcesz osiągnąć podobny efekt w swojej organizacji?

Doświadczenie Kolei Małopolskich pokazuje, że uporządkowanie procesów IT i wdrożenie narzędzi dostosowanych do rzeczywistych potrzeb potrafi odciążyć zespół, poprawić jakość obsługi i zwiększyć bezpieczeństwo operacyjne.

OXARI to rozwiązanie, które można elastycznie skonfigurować, niezależnie od tego, czy potrzebujesz uporządkować ewidencję zasobów, skrócić czas reakcji na zgłoszenia, czy zwiększyć zgodność licencyjną.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak takie wdrożenie może wyglądać u Ciebie to skontaktuj się z nami. Pokażemy Ci konkretne możliwości i pomożemy dobrać rozwiązanie do Twojego środowiska.