Wykorzystanie ITSM przy digitalizacji procesów HR

W dobie cyfryzacji coraz więcej działów w organizacjach poszukuje narzędzi usprawniających codzienne operacje. Jednym z takich rozwiązań jest system ITSM, który – choć pierwotnie stworzony dla działów IT – znajduje zastosowanie również w innych obszarach, takich jak HR. W jakich procesach spoza IT można wykorzystywać system ITSM w przedsiębiorstwie?

Czym jest ITSM i dlaczego warto stosować go poza IT?

ITSM to zarządzanie usługami IT koncentrujące się na dostarczaniu wartości dla klienta poprzez odpowiednie zarządzanie procesami, technologiami i ludźmi. Standardowo rozwiązanie to obejmuje procesy, takie jak zarządzanie incydentami czy zmianami.

Wykorzystanie ITSM w sektorze HR, pozwala na uporządkowanie i automatyzację procesów. Przekłada się to na zwiększenie efektywności i jakości świadczonych usług. Digitalizacja procesów HR dzięki ITSM sprawia, że działy zarządzania zasobami ludzkimi mogą lepiej zarządzać swoimi zadaniami, ograniczając błędy i oszczędzając czas.

Digitalizacja procesów HR z wykorzystaniem ITSM

Digitalizacja procesów HR z użyciem ITSM umożliwia nie tylko automatyzację codziennych zadań, ale również lepsze zarządzanie kluczowymi aspektami pracy w dziale kadr. Zespoły HR zyskują w ten sposób precyzyjne narzędzia do monitorowania i usprawniania procesów. Standaryzacja procedur w ramach ITSM wspiera tworzenie skalowalnych rozwiązań, które mogą być łatwo adaptowane do zmieniających się wymagań organizacji.

Szybkie i bezbłędne tworzenie kont dla nowych pracowników

ITSM dla HR pozwala zautomatyzować proces zakładania kont w systemach firmowych dla nowo zatrudnionych osób. Takie rozwiązanie eliminuje ryzyko błędów i przyspiesza uzyskanie dostępu do niezbędnych narzędzi. Proces tworzenia kont staje się przejrzysty, a każde nowe konto może zostać skonfigurowane zgodnie ze specyfiką stanowiska.

Automatyzacja procesu onboardingu

Kompleksowe narzędzie ITSM wspiera tworzenie standardowych procedur wdrożeniowych – rozwiązanie zapewnia spójność onboardingu każdego pracownika oraz pozwala na monitorowanie postępów w adaptacji. Możliwość wysyłania automatycznych przypomnień o zadaniach do wykonania sprzyja lepszej organizacji pierwszych dni pracy.

Sprawne zarządzanie dostępami i uprawnieniami pracowników

Systemy ITSM umożliwiają centralne zarządzanie uprawnieniami, co ułatwia przydzielanie i odbieranie dostępu do różnych zasobów w zależności od roli pracownika. Możliwość generowania raportów zgodności daje możliwość błyskawicznej identyfikacji potencjalnych błędów oraz wprowadzania niezbędnych zmian w uprawnieniach.

Cyfrowe śledzenie i wydawanie narzędzi pracy

ITSM od OXARI wykorzystuje funkcje OXARI Asset Management do zarządzania sprzętem i monitorowania przydzielonych urządzeń i oprogramowania. Cyfrowe rejestry pozwalają na bieżąco weryfikować, kto korzysta z określonego narzędzia, oraz zarządzać jego terminowym zwrotem lub wymianą.

Zarządzanie szkoleniami – organizacja i kontrola postępów

ITSM dla HR może wspierać planowanie szkoleń, rejestrację uczestników oraz śledzenie ich postępów. Generowanie spersonalizowanych harmonogramów szkoleniowych, na przykład z podziałem na zajmowane stanowiska, pomaga lepiej dopasować rozwój pracowników do strategii firmy.

Usprawnione składanie i przetwarzanie wniosków urlopowych

Automatyzacja wniosków urlopowych poprzez ITSM przyspiesza ich obieg, redukuje błędy i zapewnia lepszą organizację pracy w zespole. Każdy wniosek jest automatycznie przypisywany do odpowiedniej osoby zatwierdzającej, skracając czas oczekiwania na decyzję.

Elektroniczne akceptacje wniosków – szybkość i przejrzystość

Elektroniczne akceptacje wniosków zapewniają transparentność i szybkość w podejmowaniu decyzji dotyczących różnych zapytań pracowniczych. System archiwizuje wszystkie zatwierdzone wnioski i zapewnia tym samym łatwy dostęp do historii decyzji.

Korzyści z wykorzystania ITSM w procesach HR

Implementacja ITSM w HR przynosi szereg korzyści. Należą do nich między innymi:

• Zwiększenie efektywności – automatyzacja rutynowych zadań pozwala pracownikom HR skupić się na bardziej strategicznych działaniach.
• Poprawa jakości usług – standaryzacja procesów minimalizuje błędy i zapewnia spójność działań.
• Lepsza kontrola i monitorowanie – ITSM umożliwia śledzenie statusu różnych procesów i szybkie identyfikowanie obszarów wymagających usprawnień.

Zadowolenie pracowników – kompleksowe zarządzanie wnioskami i uprawnieniami zgodnie z RODO przyspiesza procesy HR, wpływa pozytywnie na doświadczenia pracowników w organizacji oraz gwarantuje spełnianie obowiązujących przepisów.

Jak wybrać system ITSM dostosowany do potrzeb HR?

Wybierając system ITSM dla działu HR, warto skupić się na potrzebach i możliwościach organizacji. Jakie czynniki oprogramowania wziąć pod uwagę?

• Elastyczność i możliwość dostosowania – system powinien umożliwiać konfigurację procesów zgodnie ze specyfiką działu HR.
• Intuicyjny interfejs – łatwy w obsłudze system sprawia, że pracownicy HR szybko uczą się korzystać z nowego rozwiązania.
• Integracja z innymi systemami – możliwość połączenia z istniejącymi narzędziami w organizacji zapewnia płynność procesów.
• Funkcje specyficzne dla HR – system ITSM dla HR powinien obsługiwać funkcje, takie jak zarządzanie szkoleniami, wnioskami czy onboardingiem.

Chcesz usprawnić procesy HR w swojej organizacji i skorzystać z zalet, jakie niesie digitalizacja z wykorzystaniem ITSM? Zapoznaj się z ofertą OXARI i podnieś efektywność organizacji!