Digitalizacja procesów, czyli przekształcenie papierowej dokumentacji w wersję elektroniczną, stanowi obecnie nieodłączny element strategii biznesowej każdego przedsiębiorstwa na całym świecie. Czym dokładnie jest digitalizacja procesów i na czym polega? Czym różni się digitalizacja od automatyzacji? I jakie korzyści niesie za sobą cyfrowa transformacja? Odpowiadamy!
Co oznacza digitalizacja?
Proces digitalizacji dokumentów to proces przekształcania zasobów w formie papierowej lub formie analogowej do formatu cyfrowego. Rozwiązanie to umożliwia przechowywanie, monitorowanie i edytowanie danych w dowolnym czasie i miejscu.
Digitalizacja umożliwia:
- przekształcenie dokumentów do wersji elektronicznej,
- archiwizację bez zajmowania fizycznego miejsca,
- łatwy dostęp z dowolnego miejsca i udostępnianie danych w czasie rzeczywistym,
- przyspieszenie podejmowania decyzji i reagowania na zmiany warunków rynkowych,
- redukcję ryzyka błędów i zwiększenie efektywności pracowników poprzez łatwy dostęp do informacji.
Digitalizacja a automatyzacja procesów – czy to jest to samo?
Digitalizacja procesów często bywa używana zamiennie z automatyzacją procesów, co może prowadzić do nieporozumień. Choć oba pojęcia są ze sobą powiązane i często występują razem, to jednak mają inne znaczenie:
- Digitalizacja oznacza transformację formy – zamianę tradycyjnych, papierowych dokumentów na wersję cyfrową.
- Automatyzacja oznacza wprowadzenie narzędzi umożliwiających automatyczne wykonywanie powtarzalnych zadań. Jest ona możliwa właśnie dzięki wcześniejszej digitalizacji.
Digitalizacja procesów jest warunkiem koniecznym do skutecznej automatyzacji – bez technologii cyfrowej narzędzia do automatyzacji nie będą w stanie wykonywać zadań.
Jak przebiega digitalizacja procesów?
Proces digitalizacji procesów przebiega wieloetapowo. Czym charakteryzują się kolejne kroki transformacji do formy cyfrowej?
- Analiza istniejących procesów – identyfikacja procesów i stosowanych w nich papierowych dokumentów, które mogą zostać przekształcone do formatu cyfrowego.
- Konwersja dokumentów – przeniesienie papierowych dokumentów do formatu cyfrowego. Często stosowanym rozwiązaniem jest skanowanie dokumentów do PDF, a następnie wykorzystanie rozwiązania opartego na technologii OCR do przekształcenia ich do postaci edytowalnej (np. DOCX, XLS).
- Integracja rozwiązań cyfrowych – wdrożenie systemu przeznaczonego do zarządzania dokumentami, a także stworzenie procesów automatyzujących i monitorujących elektroniczny obieg dokumentacji.
- Szkolenia pracowników – przeszkolenie zespołu w zakresie efektywnego wykorzystania wdrożonych rozwiązań cyfrowych.
- Monitorowanie i optymalizacja – analiza efektywności wdrożonych rozwiązań, identyfikacja wąskich gardeł oraz ewentualne modyfikacje i optymalizacje.
Jakie procesy warto digitalizować w pierwszej kolejności?
W procesie transformacji cyfrowej warto zacząć od rozwiązań, które przynoszą największe korzyści w krótkim czasie. Należą do nich między innymi:
- Obieg umów i dokumentów finansowych – digitalizacja dokumentów takich jak faktury, zamówienia czy też umowy sprzedaży pozwala usprawnić przepływ informacji, ograniczyć błędy wynikające z ręcznego wprowadzania danych oraz przyspieszyć procesy księgowe.
- Archiwizacja dokumentów – digitalizacja dokumentów księgowych, prawnych czy też kadrowych zmniejsza ryzyko utraty danych oraz pozwala uzyskiwać łatwy dostęp do archiwalnych danych w krótkim czasie.
- Obsługa zgłoszeń – system ticketowy do obsługi zgłoszeń wewnętrznych i klientów zwiększa przejrzystość i raportowanie zgłoszeń. Z naszych pozostałych poradników dowiesz się, co to jest system ticketowy i jakie korzyści przynosi jego wdrożenie.
Kontrola zasobów – narzędzia do kontroli zasobów umożliwiają sprawne zarządzanie sprzętem i licencjami. W tym przypadku sprawdzi się doskonale system IT Asset Management.
Korzyści z digitalizacji procesów biznesowych
Wdrożenie cyfrowych rozwiązań niesie za sobą szereg korzyści:
- Oszczędność czasu i kosztów oraz redukcja ryzyka błędów dzięki eliminacji ręcznego przetwarzania dokumentów.
- Efektywność pracy poprzez możliwość dostępu do danych z dowolnego miejsca.
- Szybsze podejmowanie trafnych decyzji dzięki udostępnianiu informacji w czasie rzeczywistym.
- Pewność przestrzegania procedur poprzez możliwość monitorowania i kontroli obiegu dokumentacji.
- Poprawa współpracy z klientami i partnerami dzięki zwiększeniu przejrzystości informacji i możliwości podejmowania szybkiej reakcji.
- Troska o środowisko naturalne dzięki wykorzystaniu ekologicznych rozwiązań redukujących zużycie papieru.
- Potencjał do dalszego rozwoju poprzez utorowanie drogi do wdrożenia kolejnych innowacyjnych rozwiązań technologicznych, w których konieczna jest wcześniejsza digitalizacja.
Wyzwania i ryzyka digitalizacji procesów biznesowych
Proces digitalizacji wiąże się z szeregiem wyzwań, obejmujących koszty wdrożenia, konieczność integracji systemów czy opór pracowników wobec zmiany. W przypadku rozwiązań cyfrowych warto mieć także na uwadze ryzyko związane z lukami bezpieczeństwa czy też problemach z integracją. Należy również uwzględnić aspekty prawne związane m.in. z RODO.
Narzędzia do digitalizacji – jak wybrać odpowiednie?
Dobór odpowiednich narzędzi ma kluczowe znaczenie dla skutecznej digitalizacji procesów. Oprócz wcześniej wspomnianych systemów, takich jak system ticketowy, Asset Management, system elektronicznego obiegu dokumentów czy też rozwiązania OCR warto rozważyć także program do zdalnego sterowania komputerami ITManager, który umożliwia sprawne zarządzanie sprzętem i dokumentacją bez konieczności fizycznej obecności przy komputerze. Do najważniejszych kryteriów wyboru narzędzi należą: kompatybilność z istniejącą infrastrukturą, skalowalność, koszty, poziom wsparcia oraz możliwości integracji.
Czy digitalizacja może być traktowana jako przewaga konkurencyjna?
Digitalizacja danych z pewnością stanowi element strategii umożliwiającej budowanie przewagi konkurencyjnej. Elektroniczny obieg dokumentacji wspiera lepszą decyzyjność i wzrost efektywności, co wpływa na wzmocnienie relacji z klientami oraz kontrahentami. Rozwiązania cyfrowe budują wizerunek firmy odpowiedzialnej społecznie i środowiskowo. Digitalizacja daje również szansę na płynne przejście do dalszej transformacji organizacji, bazującej na kolejnych innowacyjnych rozwiązaniach. Wszystko to sprawia, że firma otrzymuje narzędzia niezbędne do podejmowania właściwych reakcji w błyskawicznym czasie.
